Hybrid Workplace – rozmowa z SONITUM

technologia oraz design w biurach CEDC i STADA

Jak odpowiednio przygotować przestrzeń do pracy hybrydowej? O tym rozmawiamy z MICHAŁEM KŁACZKOWEM, twórcą technologicznych biur przyszłości dla CEDC International oraz STADA Poland, założycielem SONITUM – butikowego studia technologicznego z zakresu systemów audiowizualnych, akustyki wnętrz i smart office.

Builder: Czy praca hybrydowa to już standard?

Michał Kłaczkow: Nasze obserwacje są spójne z badaniami. CBRE podaje, że około 65% pracowników oczekuje hybrydowego modelu pracy. Dalecy jesteśmy jednak od stwierdzenia, że organizacje mają taki model dopracowany i wdrożony od strony wyposażenia biur.

B: O pracy hybrydowej mówimy już od początku pandemii. Firmy wciąż nie zdążyły się przystosować?

M.K.: Musimy rozróżnić dwa aspekty: organizacyjne oraz technologiczne wdrożenie zmian. Organizacyjnie większość firm ma już to za sobą. Wyposażenie biur nie nadąża jednak za tym trendem. Na początku pandemii mieliśmy wielki boom na sprzedaż kamer do wideokonferencji. A to nie jest tak, że postawimy w sali kamerę i jesteśmy gotowi do hybrydowej pracy. Po pierwsze zmienił się sposób wykorzystania sal konferencyjnych. Zwiększył się udział takich, w których w spotkaniu uczestniczą 2–4 osoby. Nawet duże board roomy muszą zakładać, że część uczestników weźmie zdalny udział w spotkaniu. To wymaga odpowiedniego zaprojektowania. Zmieniło się także podejście pracowników do spotkań. Poprzez pracę z domu stały się jeszcze bardziej „instant” i straciły kolejny stopień formalności.

B: Czyli konieczne są: dobry projekt i zmiana podejścia, bo zmieniły się oczekiwania pracowników?

M.K.: Zacznijmy od strony mentalnej, z której wynika techniczna. Jak wyglądały spotkania zdalne w trakcie home office? Siadałeś wygodnie, odpalałeś aplikację, klikałeś „dołącz” i gotowe. To trzeba odzwierciedlić w biurach. Nikt nie będzie używał skomplikowanych rozwiązań – to musi działać na jedno kliknięcie. Inaczej kończy się to tak, że pracownicy w doskonale wyposażonej sali i tak korzystają z kamerki w laptopie. Po drugie trzeba pracowników oswoić ze zmianą. Pokazać, jakie mają możliwości oraz że wszystko jest proste. Zmiana biura to idealny moment.

B: Tak było przy projektach dla STADA i CEDC?

M.K.: Tak. Projekty te realizowaliśmy w czasie pandemii, kiedy krystalizował się hybrydowy model pracy. W obu tych realizacjach postawiliśmy na maksymalne uproszczenie korzystania z systemów. Wszystko albo dzieje się automatycznie, albo wymaga jednego kliknięcia.

B: Automatycznie?

M.K.: Tak, to też kluczowa cecha zmian. Pandemia wyrobiła w nas niechęć do dotykania powierzchni, z którymi kontakt ma wiele osób. Dlatego projektując systemy wideokonferencyjne czy szerzej całe rozwiązania audiowizualne, musimy pamiętać także o tym aspekcie. Tak to działa w obu tych biurach. W STADA system rezerwacji sal oraz AV jest całkowicie zautomatyzowany. Sale wykrywają obecność i same się rezerwują, a po wejściu do nich włączają się urządzenia AV. W CEDC z kolei wszystkie rozwiązania zintegrowaliśmy z bezprzewodowym dostępem z poziomu aplikacji mobilnej.

B: Taka realizacja wymaga dużo wcześniejszego planowania?

M: Proces projektowy powinien wystartować już na etapie koncepcji nowego biura. Tu bardzo ważna jest współpraca z architektami, ale też z najemcą. Wszystko powinno zacząć się od definicji realnych potrzeb. Należy pamiętać, że sala do pracy hybrydowej czy spotkań zdalnych to nie tylko zestaw do wideokonferencji. Wdrożenie takiego rozwiązania ma wpływ na szereg czynników: adaptację akustyczną (odmienną niż przy zwykłej sali spotkań) czy projekt oświetlenia (aby uniknąć nienaturalnego obrazu uczestników w kamerze).

B: Czy w projektach dla STADA i CEDC udało się osiągnąć zamierzony efekt?

M.K.: Zdecydowanie tak. To rezultat doskonałej zespołowej pracy – zarówno ze strony najemców, jak i obu pracowni projektowych.

B: Co możemy doradzić firmom planującym zmianę biur pod kątem pracy hybrydowej?

M.K.: Najpierw trzeba zdefiniować realne potrzeby. Najlepsze i najdroższe rozwiązania nie przyniosą oczekiwanego rezultatu, jeżeli nie powstaną w oparciu o dobrze zrozumiany sposób pracy klienta.

Fot. Adam Grzesik