BUILDER SUPER KOMUNIKACJA

W ramach rubryki Builder Super Power dzielimy się doświadczeniami z różnych obszarów. W tym wydaniu uwagę postanowiliśmy skierować na komunikację, bez której trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie zarówno zespołów, jak i całych organizacji. Jakie są filary nowoczesnej komunikacji w zespole? Jak dzisiaj budować skuteczną komunikację na linii menadżer–członkowie teamu? Jakie praktyki stosują w tym zakresie laureaci wyróżnienia Builder Super Power? Zapraszamy do lektury.

MACIEJ SZYMANIK, Członek Zarządu, WSC

Filary komunikacji pozostają w zasadzie niezmienne – konieczne są dobre relacje międzyludzkie, chęć zrozumienia, wzajemne zaufanie oraz pokora. W naszej firmie po pandemii nigdy nie wróciliśmy w pełni do biura, wciąż pracujemy w formule hybrydowej i każdy ma dowolność wyboru tego, kiedy i w jakim zakresie pracuje zdalnie. Taki model pracy wymaga większej świadomości projektów, nad którymi obecnie pracujemy, ale również gotowości do oddania większej odpowiedzialności pracownikom. Powyższe często przychodzi menadżerom z trudem, jednak przy odpowiednim zespole przynosi duże korzyści – w końcu to pracownik zajmuje się danym tematem na co dzień i ma niejednokrotnie największe doświadczenie z nim związane.

OSTAP IVANIV, Architekt-Partner, Członek Zarządu, APA Wojciechowski Architekci

Najważniejsze w zawodzie architekta jest to, że zarówno werbalne, jak i niewerbalne sposoby komunikacji są równorzędnymi aspektami w procesie tworzenia: rozmowa i rysunek uzupełniają się nawzajem. Niezwykle istotny jest klarowny i jasny przekaz informacji, co ułatwia proces twórczy i daje więcej swobody w poszukiwaniach projektowych. Regularna komunikacja w połączeniu z umiejętnością słuchania pomagają utrzymać ciągłość pracy oraz umożliwiają każdemu tworzenie części zespołu, czyli realny wpływ na rezultat prac. Konstruktywna krytyka i otwarta dyskusja umożliwiają uwzględnianie różnych perspektyw i pomagają w tworzeniu lepszych rozwiązań projektowych.

O ile dużą część czasu zajmuje wymiana informacji, a także praca z dokumentami oraz rysunkami, to niezbędnym elementem naszej pracy jest efektywne wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych, wszelkiego rodzaju platform programów czy aplikacji.

Kluczowe jest skuteczne zarządzanie konfliktami: rozpoznawanie i rozwiązywanie konfliktów w sposób konstruktywny, aby nie zakłócały one harmonii w zespole i nie opóźniały postępu prac.

KAROLINA BRONSZEWSKA Dyrektor Marketingu i Innowacji, RONSON Development

Właśnie zakończyliśmy cykl warsztatów, które rewolucjonizują naszą markę. Nowa strategia to efekt wspólnych wysiłków całego zespołu RONSON Development. Nazwaliśmy ją „Expect more”, m.in. dlatego, że oczekujemy od siebie więcej – aspirujemy do większej wydajności i odpowiedzialności. Jesteśmy głęboko zaangażowani w nasze projekty, a przy tym zależy nam na dobrej atmosferze pracy. Nasi pracownicy są ekspertami w swoich dziedzinach, dlatego każdą inwestycję zaczynamy od międzyzespołowych konsultacji. W ten sposób już na etapie koncepcji budynku czy osiedla wymieniamy się wiedzą o nowych trendach, rozwiązaniach i potrzebach klientów.

Jakość pracy i komunikacja w firmie w dużej mierze zależy od postawy zarządu. Nasz jest otwarty. Zachęca do proaktywności i słucha zespołu. Wyznajemy zasadę, że komunikacja powinna być dwukierunkowa. Właśnie w oparciu o dialog kadry menadżerskiej z zespołem powstało sporo rozwiązań, które przekładają się na komfort pracy. Wspólnie stworzyliśmy „Zasady Współpracy”, a także tzw. „Action Planner”, czyli narzędzie, które pozwala śledzić i uczestniczyć w wydarzeniach z życia firmy. Mamy elastyczny czas pracy. Stawiamy także na rozwój pracowników, dlatego nasz program szkoleń oparty został o potrzeby zgłaszane przez menedżerów.

KATARZYNA JANIK Dyrektor Personalny, SIG

Badania prowadzone w środowisku komunikacji wewnętrznej pokazują, że po okresie pandemii, w którym komunikacja była skoncentrowana na hybrydowym środowisku pracy, przychodzą nowe wyzwania. Wiążą się one przede wszystkim z rosnącą ilością informacji oraz pojawieniem się sztucznej inteligencji, której użyteczność w procesie komunikacji jest często przez praktyków kwestionowana. Ważne w tej sytuacji jest ustalenie priorytetów działów komunikacji wewnętrznej, takich jak opracowanie strategii komunikacji wewnętrznej, rocznego planu komunikacji, wskaźników, stała wymiana informacji z liderami i oczywiście, a może przede wszystkim, pozyskiwanie informacji zwrotnej od pracowników.

PIOTR DOBRZYŃSKI, Head of Operations and Technical, BPI Real Estate Poland

Kluczem do dobrej komunikacji w zespole jest oparcie jej na trzech filarach: zaufaniu, otwartości i rozumieniu w miejsce oceny. Wtedy można liczyć na zbudowanie prawdziwego zaangażowania zespołu w rozwiązywanie problemów, skłonić go do kreatywnego i nieschematycznego myślenia, a także pomóc pracownikom pokonać lęki przed przedstawianiem swoich pomysłów, a zatem tworzyć macierz do podejmowania najlepszych decyzji. Aby zbudować dobrą komunikację z zespołem, lider musi zrezygnować z „monopolu na rację” i zamiast demonstrować siłę, skupić się raczej na inspirowaniu swoich ludzi, a nie próbować ich zdominować. Pracownicy chcą dziś uczestniczyć w kształtowaniu swoich zadań, mieć poczucie udziału w tworzeniu najlepszych rozwiązań.

MARTA LESZCZYŃSKA, Marketing Manager, Vetrex

Dobra komunikacja w zespole ma znaczący wpływ na sprawną i skuteczną realizację projektów, tworzy atmosferę sprzyjającą współpracy, a tym samym ułatwia osiąganie celów biznesowych firmy. W Vetrex przykładamy dużą wagę do tego, aby sposób komunikowania się był klarowny, otwarty, rzeczowy oraz oparty na szacunku i partnerstwie. Jednocześnie dbamy o regularność i dwustronność przepływu informacji.

Istotną rolę odgrywa jasne zdefiniowanie zakresu zadań i uprawnień przydzielonych poszczególnym pracownikom oraz upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu znają cele prowadzonych projektów i wiedzą, za co odpowiadają. Ważne jest, aby na bieżąco przekazywać sobie informacje na temat zaawansowania prac, umożliwiać wymianę spostrzeżeń i pomysłów oraz omawiać pojawiające się wyzwania.

Manager powinien być dostępny dla pracowników, aby mogli przedyskutować z nim aktualne kwestie związane z danym projektem. Dzięki temu członkowie zespołu mają pewność, że manager ich wspiera i zawsze mogą liczyć na jego rady oraz wskazówki. Warto również zapewnić pracownikom informację zwrotną dotyczącą ich dokonań i osiągnięć, postępów w pracy, ewentualnych obszarów do udoskonalenia.

Formy i kanały komunikacji dopasowywane są do danej sytuacji i charakteru podejmowanych działań. Efektywnie prowadzony dialog zapewnia wymianę informacji i kształtuje relacje. Buduje to zaufanie, lojalność i przekłada się na zaangażowanie oraz motywację pracowników.

MONIKA MAZUREK-SKRZEKOWSKA, Brand & Communication Manager, Grupa Saint-Gobain w Polsce

W dzisiejszym świecie, w którym informacje płyną niezwykle szybko, a dynamika rynku wymaga elastyczności i szybkiego reagowania, skuteczna komunikacja w firmie jest fundamentem sukcesu. W Grupie Saint-Gobain, która skupia w Polsce 18 marek działających w różnych branżach oraz 25 zakładów zlokalizowanych w całym kraju, efektywna komunikacja stanowi szczególne wyzwanie. Jakie są zatem kluczowe czynniki skutecznej komunikacji w naszej organizacji? Przede wszystkim mamy wspólny cel: „Making the world a better home”, który został wypracowany przez naszych pracowników na całym świecie i z którym się identyfikujemy. Cel motywuje nas do współdziałania i podążania w jednym kierunku. Jest on uniwersalny i wielowymiarowy. Ponadto transparentność, rozumiana jako uczciwość i otwartość. Staramy się dostarczać informacje w sposób przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich. Dzięki temu budujemy zaufanie i lojalność wśród naszych kolegów i koleżanek w bliskim i dalszym otoczeniu. Niezwykle ważne jest aktywne słuchanie. Nie tylko dostarczamy informacji, ale również jesteśmy gotowi wysłuchać opinii i pomysłów naszych współpracowników z różnych spółek. Wspieramy ich inicjatywy, doradzamy w kwestiach marki i komunikacji, służymy pomocą, jeśli jej potrzebują. To sprzyja otwartej wymianie myśli i dialogowi, a w konsekwencji kreatywności i innowacyjności. Wreszcie, ciągłe doskonalenie. Świat się zmienia, a wraz z nim zmieniają się także potrzeby naszej organizacji, naszych partnerów i klientów zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych. Dlatego nieustannie pracujemy nad doskonaleniem naszych umiejętności, ucząc się na własnych doświadczeniach, a czasem błędach oraz analizując trendy i innowacje. Staramy się na bieżąco wdraża nowe technologie i narzędzia wspomagające naszą codzienną pracę w zakresie komunikacji. Z pewnością można wymienić jeszcze kilka czynników wartych uwagi w skutecznej komunikacji, jednak najważniejsze z nich podkreślę raz jeszcze: wspólny cel, transparentność, aktywne słuchanie i ciągłe doskonalenie. Taka kompozycja z pewnością zapewni sukces w komunikacji. A może i wyróżnienie w kolejnej edycji Builder Super Power, czego serdecznie życzę!

MAŁGORZATA NOWODWORSKA, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu, Angel Poland Group

Skuteczna komunikacja jest gwarancją efektywności zespołów i wpływa bezpośrednio na powodzenie prowadzonych projektów. Kierując zespołem, menedżer w pierwszej kolejności powinien poznać umiejętności pracowników i na podstawie obserwacji dokładnie rozdzielić ich kompetencje i obowiązki. Zgrany zespół to taki, który potrafi się ze sobą komunikować, a przełożony nie unika kontaktu ze swoimi podwładnymi. W komunikacji zespołowej warto przestrzegać podstawowych, aczkolwiek niezwykle ważnych zasad. Klucz do sukcesu stanowi bowiem precyzyjne przekazywanie informacji, każdorazowe udzielanie informacji zwrotnej, szacunek dla często różnych poglądów, a także dbanie o odpowiednią atmosferę w miejscu pracy.

MICHAŁ SZLAPAŃSKI, Business Development Director, GEZE Polska

Według mnie nie ma nic lepszego w komunikacji z zespołem niż bezpośredni kontakt i szczera rozmowa. Jeśli razem jasno określimy cele i zdefiniujemy zadania, nie powinno być wątpliwości w codziennym działaniu i współpracy. Bardzo istotny element stanowi zbudowanie zaufania i eliminacja barier komunikacyjnych – współpracownicy powinni czuć otwartość szefa na dyskusję i dialog, jeśli jest to poparte merytorycznymi argumentami. Również informacja zwrotna powinna działać na bieżąco, zarówno wobec pracowników, jak i wobec szefa – to wiele uczy. Oczywiście nieco większym wyzwaniem jest zarządzanie na odległość, ale w tym przypadku bardzo pomagają nam już powszechne dzisiaj narzędzia umożliwiające spotkania online – to jednak coś więcej niż rozmowa telefoniczna – można omówić wspólnie dane czy inne dokumenty mimo, że jesteśmy w zupełnie innych miejscach.

Oczywiście dodatkowymi kanałami komunikacji może być mail czy intranet, dzięki czemu możemy przekazywać ważne informacje do bardziej licznych zespołów. Tu kluczowa jest zawartość merytoryczna i przydatność tych informacji – tylko takie spotkają się z zainteresowaniem, a pracownicy będą chętnie do nich sięgać.

EWELINA BARTNIKOWSKA, Marketing Manager, Viessmann

U podstaw sprawnej komunikacji leży budowanie zdrowych relacji i wzajemnego zaufania pomiędzy członkami zespołu. Tworzenie przyjaznej atmosfery, pozbawionej sztucznych barier, zwłaszcza na linii zwierzchnik– zespół, zapewnia płynny, niezakłócony obawami ani negatywnymi emocjami przepływ informacji. Istotnym elementem komunikacji w zespole jest również stały kontakt wszystkich jego członków. Zapewnia on niezwykle ważne poczucie przynależności oraz bezpieczeństwa, co doskonale motywuje do współpracy. Dużą rolę odgrywają także empatia i otwarcie na ludzi. Pozwalają one lepiej określać aktualną sytuację oraz potrzeby każdego pracownika i delegować zadania adekwatne do jego predyspozycji, co przekłada się na lepszą efektywność całego zespołu.

inż. PIOTR FLISIAK Dyrektor Kontraktu, PORR

Budowa tunelu pod cieśniną Świną stanowiła równie ogromne wyzwanie inżynierskie, jak organizacyjne. Sam fakt pracy z innymi ludźmi nie oznacza, że pracujesz jako zespół. Prawdziwa praca zespołowa oznacza współpracę, komunikację i uznanie wspólnego celu. Gdy myślę o naszej inwestycji, najbardziej pasują tu słowa Henry’ego Forda: „połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces”. Tak też było w naszym przypadku. Kilkaset nieznanych sobie wcześniej osób przez kilka lat codziennie pracowało na rzecz wspólnego celu, którym była budowa pierwszego trwałego połączenia lądowego między największymi wyspami Świnoujścia. Jak zawsze przy tego typu skomplikowanych inwestycjach w trakcie realizacji pojawiło się szereg trudności i wyzwań. To, że z powodzeniem stawiliśmy im czoła, było możliwe dzięki pełnemu zaangażowaniu całego zespołu. Byliśmy świadomi roli, jaką inwestycja odgrywa dla mieszkańców miasta oraz jak bardzo jest przez nich oczekiwana. Podsumowując, mając wspólny cel, można zbudować najlepszy zespół i pokonać największe przeszkody.