KLUCZOWE ELEMENTY UMÓW RAMOWYCH W PRODUKCJI – PRAKTYCZNY PUNKT WIDZENIA
Umowa ramowa dostawy to elastyczne narzędzie prawne, które staje się coraz bardziej popularne w relacjach między producentami a ich klientami. Zamiast negocjować każdą pojedynczą transakcję, umowa ramowa ustanawia ogólne zasady i warunki współpracy na określony czas, co znacząco usprawnia procesy sprzedażowe. Z punktu widzenia producenta taka umowa oferuje szereg praktycznych korzyści, ale wiąże się również z pewnymi wyzwaniami.
Główną zaletą umowy ramowej dla producenta jest przewidywalność i stabilność zamówień. Ustalenie wolumenów lub ich zakresu na dłuższy okres pozwala na lepsze planowanie produkcji, zarządzanie zapasami surowców i efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Producent może zoptymalizować harmonogramy, zmniejszając ryzyko przestojów i zwiększając wydajność. Kolejną istotną korzyścią jest uproszczenie zasad współpracy. Po jednorazowym ustaleniu kluczowych warunków, takich jak ceny, terminy płatności, standardy jakości czy warunki dostawy, producent nie musi negocjować ich przy każdym kolejnym zamówieniu. To oszczędza czas i zasoby po obu stronach, pozwalając skupić się na operacyjnych aspektach dostaw. Na co warto zwrócić uwagę w ramowych umowach dostawy? Poniżej kilka praktycznych uwag.
1. Zobowiązanie klienta do zakupuokreślonej ilości towaróww ustalonym okresie
Z punktu widzenia producenta niezmiernie istotne jest ustalenie określonego wolumenu sprzedaży w wyznaczonym okresie. Pozwala to zaplanować stały harmonogram produkcji i zapewnić nieprzerwaną sprzedaż towarów. Umożliwia to także uzyskanie tzw. efektu skali. Zobowiązanie się klienta do zakupu większych wolumenów w określonym czasie może dać producentowi możliwość negocjacji lepszych cen u dostawców surowców, a także optymalizacji kosztów produkcji. To z kolei przekłada się na wyższą marżę i większą konkurencyjność.
W takim wypadku jednak producent powinien wziąć pod uwagę ryzyko wahań rynkowych, np. w przypadku wzrostu cen surowców, energii itp. Tym samym umowa powinna określać możliwości dokonywania zmiany jej warunków. Nieodzowne będzie w takiej sytuacji wprowadzenie określonych klauzul waloryzacyjnych lub innych klauzul renegocjacyjnych w zakresie wprowadzenia cyklicznych aktualizacji cen itp.
2. Ustalenie warunków dostawy
Kolejną istotną kwestią dla producentów jest ustalenie określonych sposobów dostawy sprzedawanych produktów, w szczególności stwierdzenie, która ze stron umowy będzie odpowiedzialna za załadunek, transport i rozładunek towarów.
W tym celu warto posłużyć się międzynarodowymi regułami handlowymi, które określają, kto w transakcji handlowej odpowiada za transport i ubezpieczenie towarów, jak również ryzyko związane z ich uszkodzeniem lub zniszczeniem – tzw. Incoterms.
Incoterms jasno określają moment przejścia ryzyka utraty lub uszkodzenia towaru oraz koszty transportu. Dla producenta często korzystne jest, aby dostawca ponosił ryzyko jedynie do momentu dostarczenia towaru do jego magazynu (np. EXW lub FCA).
3. Zabezpieczenie prawidłowegowykonania umowy
Warto w ramowej umowie dostawy wprowadzić postanowienia zabezpieczające otrzymanie płatności za realizację dostaw.
Zabezpieczenie może przybrać różne formy: wystąpić w postaci wprowadzenia zaliczek za realizację poszczególnych dostaw, ustanowienia gwarancji bankowych, zabezpieczenia płatności wekslem lub zastrzeżenia prawa własności towaru do momentu pełnej zapłaty. Alternatywnie możliwe jest również określenie krótkich terminów płatności lub pełnej przedpłaty.
Takie mechanizmy zwiększają bezpieczeństwo finansowe producenta i ograniczają ryzyko związane z niewywiązywaniem się kontrahenta z obowiązków płatniczych.
4. Ograniczenie odpowiedzialnościw przypadku wystąpieniao koliczności nieprzewidzianych w momencie zawarcia umowy
W okresie obowiązywania ramowej umowy dostawy mogą wystąpić okoliczności, których strony nie były w stanie przewidzieć na etapie zawarcia umowy i którym nie mogły zapobiec, a które mogą wpływać np. na zdolności produkcyjne.
Warto zatem, aby w umowie pojawiły się klauzule regulujące sytuacje nadzwyczajne, uniemożliwiające realizację umowy. Mogą być to zarówno postanowienia regulujące wystąpienie siły wyższej (np. wojny, zamieszki, pożary, powodzie itp.), jak też innych okoliczności niezawinionych przez strony (np. brak surowców, zmiany cen surowców, awarie w zakładzie produkcyjnym itp.).
Przy zaistnieniu takich okoliczności producent powinien mieć możliwość wstrzymania realizacji dostaw, odmowy wykonania poszczególnych zamówień, a nawet rozwiązania umowy.
Podsumowując, umowa ramowa dostawy to potężne narzędzie dla producenta, które może przynieść znaczące korzyści w zakresie stabilności, efektywności i budowania relacji. Jednakże aby w pełni wykorzystać jej potencjał i zminimalizować ryzyka, niezbędne jest staranne jej przygotowanie i uwzględnienie wszystkich kluczowych aspektów prawnych i biznesowych.
