POKAZ MI SWOJ PLAN…
Kiedy ostatnio zaplanowałeś naprawdę poważny projekt? Jak przebiegał ten proces? Jakie bariery napotkałeś i jak udało Ci się je pokonać? Zapewne – podobnie jak wielu managerów – mając do dyspozycji określone zasoby, połączyłeś i skoordynowałeś je, spełniając 4 podstawowe funkcje: planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie oraz kontrolowanie.
Być może jest najmniej efektowny i często żmudny, jednak proces planowania (którego częścią jest podejmowanie decyzji) stanowi podstawową funkcję kierowniczą. W praktyce oznacza wytyczanie celów organizacji (strategiczne, taktyczne, operacyjne) i określanie sposobu ich najlepszej realizacji. Zarówno planowanie, jak i podejmowanie decyzji pomagają utrzymać sprawność zarządzania, dostarczając managerowi wskazówek do przyszłych działań. Zauważyć należy, że nie ma dwóch firm, które planowałyby w ten sam sposób. Wobec tego każdy manager powinien zrozumieć kontekst otoczenia, stwarzający strukturalne ramy planowania w danym, niepowtarzalnym układzie organizacyjnym. Przypomnijmy sobie… cele są ściśle związane z planowaniem i spełniają cztery podstawowe funkcje: dają wskazówki i nadają kierunek, ułatwiają planowanie, inspirują motywację i zaangażowanie oraz sprzyjają ocenie i kontroli. Można wyróżnić poszczególne rodzaje celów w zależności od szczebla, dziedziny i ram czasowych. W proces ustalania celów muszą być zaangażowani wszyscy managerowie organizacji.
Nie zawsze przebiega gładko
W skutecznym wyznaczaniu celów i planowaniu można napotykać różne bariery. Mogą to być m.in.: niewłaściwe cele, nieodpowiedni system nagradzania, złożone otoczenie, niechęć do ustalania celów, opór stawiany zmianom. Jednocześnie metody przezwyciężania tych barier mogą być różne: rozumienie roli i zadań, jakie spełniają cele i plany, komunikowanie się i współuczestnictwo pracowników, spójność planów, a także skuteczny system nagradzania. Niezmiennie użyteczną techniką zarządzania ustalaniem celów i planowaniem jest zarządzanie przez cele (MBO).
Przykład zza oceanu
Wypada tutaj wspomnieć o managerach jednej z firm, produkującej napoje w USA, którzy jakiś czas temu dość agresywnie dążyli do osiągnięcia celu wytyczonego przez prezesa firmy, postulującego zdobycie 50 proc. udziału w amerykańskim rynku gazowanych napojów orzeźwiających w danym roku. Cel ten umożliwiał wszystkim członkom organizacji skoncentrowanie się na potrzebie ciągłego poszukiwania nowych szans rynkowych i każdej możliwej drogi prowadzącej do wzrostu. Tak więc cele i plany organizacji w sposób oczywisty pomagają managerom w odpowiednim rozdzieleniu czasu i zasobów, jakimi dysponują.
Dwa modele podejmowania decyzji
Najpowszechniej stosowany – model racjonalny – obejmuje takie etapy jak:
- rozpoznanie i określenie problemu/sytuacji,
- analiza problemu,
- identyfikacja dostępnych opcji, scenariuszy działania, rozwiązań,
- ocena wariantów,
- wybór najlepszego rozwiązania,
- wdrożenie wybranego rozwiązania,
- śledzenie i ocena skuteczności wdrożonego rozwiązania.
Istnieje również model administracyjny, zakładający dostęp managerów do niepełnych informacji oraz to, że ci nie zawsze zachowywać się będą racjonalnie, zadowalając się np. pierwszym wystarczającym rozwiązaniem. Dodatkowym aspektem w podejmowaniu decyzji jest też skłonność niektórych managerów do podejmowania ryzyka oparta mocno na intuicji. Zwiększa to szanse na duże sukcesy, ale i prawdopodobieństwo porażki. Który model jest Ci bliższy? Warto pamiętać, że w celu zwiększenia skuteczności podejmowania decyzji managerowie często wykorzystują grupy interaktywne, metodę delficką oraz grupy nominalne.
Na ogół grupowe podejmowanie decyzji ma swoje spore zalety, ale i wady w porównaniu z podejmowaniem decyzji indywidualnie. Oczywiście nie ma managera, który podejmowałby zawsze prawidłowe decyzje. Jednak skuteczni managerowie najczęściej podejmują właściwe decyzje. Kiedy zaś podejmą decyzję złą, ale dostrzegają błąd, korygują go przez podjęcie dobrych decyzji, pozwalających ich organizacjom ograniczyć do minimum poniesiony koszt lub szkodę. Zwróciłbym w tym punkcie uwagę na długotrwały proces decyzyjny w wielu firmach, wymuszony m.in. strukturą, zasadami wewnętrznymi… Zapewne nierzadko wymuszony koniecznością – ale czy nie ma w nim obszarów do uproszczeń?
