LEAN MANAGEMENT W LOGISTYCE ULMA

Koncepcja logistyczna Lean Management wdrożona w firmie ULMA oferuje całą gamę narzędzi dających możliwość poprawy efektywności i produktywności wewnątrz przedsiębiorstwa. Gwarantuje m.in. większą wydajność, lepszą jakość, wzrost bezpieczeństwa oraz niższe koszty.

Marek Czupryński
Dyrektor Logistyki,
ULMA Construccion Polska

Do osiągnięcia sukcesu nie wystarczy dziś wysokiej jakości produkt w zaakceptowanej przez klienta cenie. Firmy usługowe z branży deskowaniowej rywalizują ze sobą także poprzez optymalizację całego procesu logistycznego. Prawidłowo skompletowany, dostarczony na czas i w oczekiwanej jakości sprzęt – tego oczekuje klient. W obszarze logistyki znacznie większe pole do działania kryje się jednak wewnątrz przedsiębiorstwa. Właśnie tutaj całą gamę narzędzi dających możliwość poprawy efektywności i produktywności oferuje koncepcja Lean Management. Ma ona na celu zdefiniowanie wartości z punktu widzenia klienta oraz eliminację zbędnych procesów. Kluczowymi elementami są: podnoszenie kwalifikacji pracowników, zaangażowanie załogi do pracy zespołowej oraz działania na rzecz stałego doskonalenia procesów.

W firmie ULMA Construccion Polska filozofia Lean oparta jest na 3 filarach:
1. ukierunkowanie na doskonalenie i pracę  zespołową;
2. 5S z dużym naciskiem na BHP;
3. wyznaczanie i kontrola realizacji celów.

Właśnie na tych czynnikach warto się szczególnie skupić, choć jest to tylko fragment szerokiego spektrum zarządzania logistyką.

Kultura organizacji
Pierwszy z nich to nic innego jak kultura organizacji. W ULMA stawiamy na wzmacnianie i rozwój kadry, jednocześnie starając się zachęcić do pracy przez długie lata. Stale skupiamy się na pracy zespołowej, w której poszanowanie współpracowników jest najważniejszym elementem. Doskonalenie pracowników to nie tylko szkolenia czy kursy, ale przede wszystkim efektywne przekazywanie wzajemnego doświadczenia oraz umiejętności. Systematyczna analiza potencjału zespołu daje nam możliwość właściwego budowania ścieżek kariery, „łowienia” talentów w odpowiednim momencie i utrzymywania kadry zastępczej. Dziś na rynku pracy nie można zapominać o żadnym z tych aspektów. Pracownicy naszych magazynów oraz warsztatów często zgłaszają propozycje udoskonaleń procesów, koncepcje nowych urządzeń lub usprawnienia organizacyjne. Aktywne słuchanie pracowników przynosi obopólne korzyści: inicjuje działania mające na celu poprawę warunków pracy, podnosi jakość, a nawet obniża koszty. Innowacyjność nie tylko w procesach wewnątrz organizacji, ale również w całym łańcuchu dostaw, generuje wartość dodaną dla klienta. Zmotywowany i zaangażowany zespół potrafi identyfikować oraz eliminować wszelkie przejawy marnotrawstwa, co jest jednym z podstawowych założeń koncepcji Lean. Tak zwane wyszczuplanie od lat skutecznie realizujemy w kilku obszarach aktywności. Pierwszy z nich to transport. Właściwy dobór rodzaju auta, pełne wykorzystanie dostępnej powierzchni załadunku, optymalnie zaplanowane i wyłącznie niezbędne kursy – to podstawowe zadania logistyka. Brygadziści magazynu muszą eliminować przestoje, unikać przeciążenia oraz wszelkich niepotrzebnych działań w Centrum Logistycznym. Załoga Działu Zakupów i Planowania planuje produkcje oraz dostawy materiałów materiałów czy sprzętu, a także utrzymanie zapasów na minimalnym i jednocześnie wystarczającym poziomie. Dzięki temu możemy realizować sprzedaż zgodnie z oczekiwaniami klientów, a także prowadzić regularne prace remontowe w warsztatach. Nie możemy zapominać o jakości – na przykład reklamacja jest doskonałą okazją do budowania relacji i poprawiania komunikacji z klientem. Struktura funkcjonująca w Pionie Logistyki pozwala nam na sprawne komunikowanie wszelkich ustaleń oraz szybkie uruchamianie nowych zleceń. Macierzowy schemat struktury pozwala skutecznie połączyć zarządzanie funkcjonalne z realizacją procesów i projektów w dowolnych konfiguracjach zespołowych.

Pięć zasad
Drugim z filarów Lean, który opisuje kanon poprawnych działań na stanowisku pracy, jest 5S. Pięć zasad opisanych w tym narzędziu służy właściwemu zorganizowaniu, uporządkowaniu, a następnie utrzymaniu w należytym porządku miejsca pracy z zachowaniem zgodności z przepisami BHP.
• Segregacja – w miejscu pracy mogą znajdować się tylko narzędzia do niej niezbędne, wszystkie pozostałe muszą zostać umieszczone w wyznaczonych miejscach. Pracownik i jego przełożony mają za zadanie eliminować zbędne czynności, a skupiać się na optymalizacji tych przypisanych do konkretnego procesu.
• Systematyka – tę zasadę możemy zauważyć przede wszystkim w naszych warsztatach, gdzie proces wydania narzędzi i urządzeń jest ujednolicony oraz sprawnie zorganizowany, a urządzenia oznakowane, opisane i łatwe do zlokalizowania. Podobnie wygląda kwestia materiałów do napraw oraz części zamiennych. Po skończonej zmianie stanowiska są porządkowane, a narzędzia wracają na swoje miejsca. Taki sposób działania skraca procesy i oszczędza czas. W magazynach ULMA pola odkładcze, wyznaczone alejki i sektory dla poszczególnych systemów deskowaniowych są odpowiednio oznaczone.
• Sprzątanie – czyli nic innego jak utrzymywanie w czystości obszaru pracy. W tym celu wyznaczane są osoby odpowiedzialne za poszczególne sektory czy stanowiska. Ostatnie minuty każdej zmiany muszą być poświęcane na sprzątanie. Dodatkowo pracownicy zobowiązani są do sygnalizowania konieczności wykonania niezbędnych przeglądów, napraw czy konserwacji urządzeń na danym stanowisku, a często sami je przeprowadzają.
• Standaryzacja – stosowanie czytelnych instrukcji stanowiskowych oraz wizualne informacje dotyczące działania wybranych urządzeń zapewnia właściwe wykonywanie zadań oraz bezpieczeństwo pracy. Jednocześnie bardzo istotne jest opisanie i zobrazowanie reguł dotyczących przepisów BHP oraz zasad stosowania środków ochrony.
• Samodoskonalenie – ostatni aspekt odnosi się do podtrzymania osiągniętego poziomu przy jednoczesnym zabieganiu o jego podnoszenie. Sposobem na to jest możliwość zgłoszenia „zdarzenia potencjalnie niebezpiecznego”. Do tego celu służą specjalnie przygotowane, łatwo dostępne druki, które należy opisać i umieścić w skrzyneczce – anonimowo lub imiennie. Takie zgłoszenie zawsze jest rozpatrywane, wielokrotnie już zainicjowało udoskonalenia, zmiany lub co najmniej dyskusję na temat konkretnych sytuacji. Dzięki temu możliwe jest wprowadzanie nawet drobnych usprawnień, które mogą ułatwić pracę. Taką formę zaangażowania preferujemy na każdym szczeblu struktury logistycznej. Angażujemy tym samym zespół do współpracy.

Wyznaczanie, mierzenie i kontrola wyników
Trzecim filarem Lean, który dla logistyki jest niezwykle istotny, jest wyznaczanie, mierzenie oraz kontrola wyników. Przebieg optymalizacji procesów jest możliwy po uwzględnieniu kilku warunków: musimy potrafić je zdefiniować, odpowiednio opisać jako zadanie do wykonania w określonym czasie,następnie zmierzyć i skontrolować jakość oraz czas realizacji. Zarówno w magazynach,jak i w warsztatach ULMA funkcjonują systemy bonusowe, których podstawę stanowi wydajność, jakość oraz porządek przy zachowaniu przepisów BHP. Pracownicy otrzymują jasno zdefiniowane cele, następnie w czasie rzeczywistym mogą obserwować przebieg ich realizacji. Łatwo mogą zidentyfikować obszary czy aktywności, które są powyżej normy lub w których są jakieś niedociągnięcia. Cyklicznie następują podsumowania, analizy wyników oraz porównania możliwe do wykonania na wiele sposobów. Krótko mówiąc, wystarczy chcieć poszukać, a w prosty sposób można znaleźć obszary do dalszego doskonalenia. Bez wątpienia system ten przekłada się pozytywnie zarówno na wynagrodzenie pracowników, jak i na efekty w postaci wzrostu wydajności oraz jakości. Te ostatnie są kluczowe również dla klienta. Dodatkowym miernikiem działań prowadzonych w Centrach Logistycznych są regularne audyty i przeglądy prowadzone przez niezależne osoby, również spoza firmy. Jesteśmy w każdym momencie przygotowani na kontrolę poprawności prowadzenia każdego z procesów.

Krok po kroku
Koncepcja Lean Management ma wiele zalet. Kluczowe z nich to: większa wydajność, lepsza jakość, wzrost bezpieczeństwa, niższy poziom zapasów, redukcja nieefektywnych procesów i niższe koszty. Praca w zespole angażująca wszystkich pracowników generuje wartości dodane dla firmy, załogi oraz dla klientów. Trzeba jednak pamiętać o tym codziennie, dużo na ten temat rozmawiać i stale doskonalić się w każdym możliwym obszarze. Czy od początku wiedzieliśmy, że rozwijamy się w myśl filozofii Lean? Oczywiście, że nie. Krok po kroku spinaliśmy to jednak w całość, we właściwym momencie dodając sprawdzone w różnych organizacjach rozwiązania. Dojrzała dziś struktura logistyki ULMA obejmuje swoim zasięgiem Polskę, Litwę i pozostałe kraje bałtyckie, Ukrainę oraz Kazachstan. Jednocześnie aktywnie współpracujemy ze wszystkimi spółkami grupy ULMA Construccion w Europie. Cały czas szukamy jednak możliwości dalszego doskonalenia w każdym działaniu.

Fot. arch. ULMA Construccion Polska