CYFRYZACJA FUNDAMENTEM ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Dla wielu firm w branży budowlanej zarządzanie danymi, dokumentacją, współpraca wielu zespołów realizacyjnych oraz sprawna wymiana informacji na różnych etapach inwestycji to codzienne wyzwania. Poszukujemy możliwości, które zminimalizują mechaniczne czynności oraz uwolnią ludzi od żmudnej koordynacji, pozwalając skupić się na tym, co naprawdę wymaga ich uwagi: na ocenie merytorycznej i budowaniu relacji z najlepszymi partnerami, niezależnie od rozmiaru inwestycji. Cyfryzacja procesów budowlanych przestaje być wyborem, a staje się koniecznością, szczególnie w kontekście rosnącej złożoności inwestycji oraz presji dotrzymania terminów.

Poszukujemy wsparcia niemal na każdym etapie realizacji inwestycji: od kosztorysowania i ofertowania inwestycji, przez planowanie, kontraktację i zakupy. Dostępne na rynku narzędzia pomagają kontrolować zgodność planu z realizacją, także w zakresie rozliczeń z wykonawcami i podwykonawcami, utrzymanie i zarządzanie majątkiem oraz kontrolowanie i raportowanie wyników, w skrócie: oferują spójność i kompleksowość informacji. Kluczową wartością takich rozwiązań jest integracja danych i procesów w jednym środowisku, co pozwala ograniczyć błędy, przyspieszyć przepływ informacji i zwiększyć transparentność działań.

Jak to wszystko można osiągnąć w jednej aplikacji, bez całego sztabu programistów? Dla Allconu odpowiedzią na te potrzeby jest wachlarz możliwości aplikacji low-code: Intense Platform.
Problem, który kosztuje czas i pieniądze Jednym z elementów procesu inwestycyjnego, na którym można zobrazować wartość dobrego narzędzia, jest wybór podwykonawcy.

Czy można przeprowadzić ten proces krok po kroku w sposób, który jest transparentny, dokumentowany i po prostu… szybszy? A co więcej, jak prezentować takie informacje w przyszłości, aby powrócić do nich, móc zrozumieć i szybko wyciągnąć interesujące nas dane?

Schemat jest ten sam: ktoś rozsyła zapytania, odpowiedzi spływają w różnym czasie i formacie, kolejna osoba musi jakoś to porównać i poskładać wszystko w spójny obraz. Przy jednej ofercie to jeszcze działa. Przy pięciu zaczyna się problem. Przy kilkunastu proces staje się trudny do kontrolowania.

Pojawia się ryzyko porównania ceny bez uwzględnienia różnic w zakresie, nagłe zmiany kryterium oceny lub dokumentacja wyboru staje się tak chaotyczna, że rok później nikt nie jest w stanie powiedzieć, dlaczego wybrano akurat tego kontrahenta. Brakuje informacji, jak wyglądał proces, które parametry były kluczowe oraz kto inny mógłby nam pomóc, gdyby pierwsza współpraca nie poszła po naszej myśli.

Właśnie tu zaczyna się problem, który kosztuje firmy realne pieniądze i czas, bo albo wybór zajmuje zbyt długo, albo dokonywany jest na podstawie niekompletnych danych. Jest to problem narzędziowy. I da się go rozwiązać.

Zaufanie do technologii przy zachowaniu kontroli
Wskażmy kilka konkretnych korzyści:

Skrócenie czasu procesu ofertowego. Zamiast kilku tygodni koordynacjimailowej zebranie i porównanie ofer tzajmuje kilka dni.
Jedno miejsce dla wszystkich danych. Oferty, kryteria, oceny, komentarze i raporty są w systemie, a nierozrzucone po skrzynkach pocztowych i pulpitach.
Lepsza jakość decyzji. Wybór opartyna zestawieniu ocen według ustalonych kryteriów łatwiej obronić przedinwestorem lub zarządem.
Redukcja ryzyka błędów. Zaimplementowana automatyzacja oraz walidacja danych zmniejszają liczbę pomyłek.
Gotowość na wymogi ESG. Dokumentacja procesu wyboru podwykonawców jest jednym z wymogów przyu bieganiu się o certyfikacje środowiskowe BREEAM i LEED.

Wykorzystanie możliwościi potencjału
Branża budowlana dostrzega zalety cyfryzacji, która jest znaczącym elementem budowania przewagi konkurencyjnej. Jako deweloper, generalny wykonawca oraz wynajmujący nieruchomości komercyjne, Allcon działa wielopłaszczyznowo, gdy skala i złożoność procesów wymagają spójnego podejścia do zarządzania informacją.

Nasza organizacja kilka lat temu świadomie postawiła na wsparcie procesów wewnętrznych, do czego niezbędne było zbudowanie własnego środowiska pracy za pomocą narzędzia oferującego modularność. Szczególne znaczenie miała tutaj możliwość gromadzenia i przetwarzania danych z różnych źródeł – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – w sposób uporządkowany i możliwy do analizy. Przykładem może być wykorzystywany przez nas, zbudowany na bazie platformy, autorski system obsługi zamówień. Bazując na jego możliwościach, wkładamy dużo wysiłku, aby przesyłane nam oferty ocenić rzetelnie. Stąd też samodzielnie wprowadzamy do systemu dodatkowe informacje,
np. pochodzące z GUS. Narzędzie zasilone tak wartościowymi informacjami ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących m.in. wyboru podwykonawców w sposób bardziej obiektywny, oparty na danych, a nie wyłącznie na doświadczeniu czy intuicji.

Platforma Intense stała się jednym z technologicznych filarów Allconu w gronie aplikacji stricte branżowych związanych z projektowaniem, platformy Sharepoint, systemu CRM czy programów kadrowych lub finansowo-księgowych. Wszystkie zachowują integralność dzięki rozwiązaniom zaimplementowanym przez nas w platformie low-code, pozwalając na sprawne i szybsze zarządzanie całym procesem realizacji inwestycji.

Od danych do mierzalnych efektów biznesowych Jednym z ostatnich przykładów realnego efektu takiego podejścia jest gdański salon samochodowy BYD, obecnie jeden z najnowocześniejszych
showroomów tej marki w Europie. W tym projekcie, realizowanym dla inwestora z branży automotive, kluczowe znaczenie miał nie tylko krótki czas realizacji, ale również nasza zdolność jako generalnego wykonawcy do sprawnego zarządzania całym procesem inwestycyjnym. To właśnie uporządkowane
środowisko pracy, oparte na integracji danych i procesów, pozwala na osiąganie takich rezultatów – szczególnie w projektach wymagających szybkiego podejmowania decyzji.

System gotowy na wielkie wyzwania Skuteczny system pozwala na centralizację danych, oddziela zagadnienia operacyjne od inżynieryjnych, jednocześnie dbając o spójność i prawidłowy przepływ informacji. Umożliwia komunikację wewnętrzną w jednym środowisku, a wszystkie dane są trwale powiązane z konkretnymi elementami projektu i dostępne wyłącznie dla uprawnionych
użytkowników.

Mamy zatem sprawny i przejrzysty obieg dokumentów oraz faktur, zintegrowany system zamówień wspierający proces certyfikacji, integralność danych związanych z analizowanym obiektem, zapewnioną płynną komunikację i nadzór: od przygotowania, poprzez ofertowanie, realizację, aż po serwis, zarządzanie uprawnieniami i dostępami.

Możliwości systemu, wsparte wieloletnim doświadczeniem, umożliwiają realizację coraz bardziej
wymagających realizacji. Projekt SKYCITY Gdynia to jedno z najbardziej zaawansowanych technologicznie, inżynieryjnie i architektonicznie przedsięwzięć w portfolio Allconu.

Skala i złożoność tej inwestycji wymagają wykorzystania nowoczesnych metod tworzenia i zarządzania treścią, w tym BIM, a także spójnego zaplecza systemowego wspierającego codzienną pracę zespołów.
Porządek w danych i procesach pomógł też w uzyskaniu dla tej inwestycji certyfikatu BREEAM – to jedna
z wielu kwestii, w których użytkownik otrzymuje wsparcie platformy.

Gdyńska inwestycja jest obecnie naszym najważniejszym i najbardziej spektakularnym projektem
oraz efektem indywidualnego podejścia na wielu płaszczyznach, wspieranego specjalistycznymi narzędziami i wiedzą.

Archiwum Allcon