FUTURE-PROOF. Biuro odporne na zmianę

Od ponad dwóch dekad projektujemy biura dla najbardziej wymagających klientów korporacyjnych. W tym czasie obserwowaliśmy i nadal obserwujemy zarówno długofalowe trendy, przejściowe mody w projektowaniu, jak i ewidentne ślepe uliczki. Mając tę bogatą perspektywę, widzimy, jak odmienne rozwiązania sprawdzają się w różnych organizacjach. Na podstawie tych doświadczeń sformułowaliśmy koncepcję projektowania biura future-proof, czyli odpornego na przyszłość.

Potrzeba biura odpornego na zmianę istniała od zawsze. Transformacje wnętrz miały jednak zdecydowanie mniejszą dynamikę, w związku z tym łatwiej było osiągać pewne kompromisy, które pozwalały zapanować nad rearanżacją. Ostatnie lata pokazały, że oprócz tradycyjnych procesów ewolucji stylu pracy biurowej, jak również zmian wewnątrz firm, mamy do czynienia z jedną z większych rewolucji, które zaszły w sposobie organizowania przestrzeni pracy. Zaistniało co najmniej kilka okoliczności, w których coś „nie do pomyślenia” stało się rzeczywistością (m.in. pandemia z lockdownem gospodarki, pełnoskalowy konflikt zbrojny w Europie). W wyniku tych perturbacji firmy zderzyły się z nie lada problemem. Z jednej strony mieliśmy do czynienia z wydarzeniami, których skala i – co gorsza – dynamika zaskoczyły biznes, a z drugiej z powierzchniami zaprojektowanymi i wybudowanymi na konkretne zapotrzebowanie chwili, która bardzo szybko stała się historią. Do tego dołożyła się wywołana pandemią COVID-19 niepewność odnośnie do kierunku, w którym zmieni się biznes. Biorąc pod uwagę pięcio-, siedmio- czy dziesięcioletnią perspektywę umowy najmu, niezależnie od branży, owa niepewność jest czynnikiem ryzyka inwestycji w nową przestrzeń biurową. Tym bardziej jeśli mamy do czynienia z klasycznym biurem, które często okazuje się gorsetem blokującym swobodne przearanżowanie przestrzeni. W takim przypadku zmiana wiążąca się z pracami fit-outowymi powoduje poważną komplikację dla działów facility oraz poszczególnych zespołów. Generuje to koszty, ale przede wszystkim rodzi wyzwanie organizacyjno-logistyczne, wynikające z wyłączenia sekcji biura na czas prac remontowych. Naturalnym kierunkiem stało się zatem szukanie rozwiązań, które pozwolą uniknąć tego rodzaju problemów.

Ewolucja czy rewolucja?

Konsolidacja lub podział przedsiębiorstw każdorazowo znajduje odzwierciedlenie w liczebności zespołu, w rezultacie przekłada się na zapotrzebowanie co do liczby stanowisk pracy w siedzibie danej organizacji. Kiedyś radzono sobie z tymi wyzwaniami, stosując długofalowe planowanie, np. przewidując pewną nadwyżkę stanowisk pracy jako zapas na wypadek zwiększenia zatrudnienia lub poprzez rezerwowanie wolnych powierzchni biurowych w obrębie danego budynku. Już jednak na początku lat 90. XX w. na grunt zarządzania przestrzenią biurową przeniesiono ideę z okrętów podwodnych, gdzie przestrzeń jest niezwykle cenna i musi być wykorzystywana w sposób maksymalnie efektywny. Hot desk, bo o nim mowa, pozwalał na łatwiejsze i bardziej organiczne zarządzanie przestrzenią. Początkowo były to pojedyncze stanowiska uzupełniające pulę tradycyjnych miejsc pracy. Z czasem koncepcja została rozszerzona na całe biuro. Jeśli oprócz wspomnianego procesu uwzględnimy inne, związane z nieustannym rozwojem technologii i mobilności rozwiązań, to uwidoczni się, że mamy do czynienia z ewolucją, a nie rewolucją w sposobach organizacji przestrzeni biurowej. Czas pandemii jedynie przyspieszył ich rozpowszechnienie.

W kierunku future-proof

Koncepcja tworzenia biur odpornych na przyszłość to idea, która wynika z wieloletniego doświadczenia projektantów Massive Design. Przestrzenie dla najbardziej wymagających klientów korporacyjnych projektujemy od ponad dwóch dekad. W tym czasie obserwowaliśmy i nadal obserwujemy zarówno długofalowe trendy, przejściowe mody w projektowaniu, jak i ewidentne ślepe uliczki. Mając bogatą perspektywę, widzimy, jak odmienne rozwiązania sprawdzają się w różnych organizacjach. Na podstawie tych doświadczeń sformułowaliśmy koncepcję projektowania biura future-proof, czyli odpornego na przyszłość. Elementy tej idei były wprowadzane w wielu naszych realizacjach i rozwijane stopniowo. Każdorazowo punktem wyjścia była potrzeba klienta, który spotykał się z zastanym lub spodziewanym problemem dotyczącym własnego biura. Kolejne rozwiązania z biegiem lat były udoskonalane i wdrażane w różnych skalach oraz w firmach o rozmaitych wielkościach i profilach.

Pierwszym znaczącym krokiem był projekt reorganizacji przestrzeni biura PwC rozpoczęty w 2013 r. Przygotowując się na scenariusz rozrostu organizacji, poszukiwaliśmy lepszych sposobów wykorzystania zastanej przestrzeni biurowej. W zależności od zmiennej liczby użytkowników biuro było gotowe do elastycznej reorganizacji części funkcji i pomieszczeń. Nowatorskie wówczas zastosowanie kabin akustycznych, potocznie zwanych budkami telefonicznymi, półotwartych kabin do spotkań czy blatów do współpracy umożliwiło zarządzanie przestrzenią i dynamiczne alokowanie zespołów.

Kolejnym krokiem milowym w krystalizacji pomysłu było przygotowanie w 2015 r. projektu dla AstraZeneca. Stanęliśmy tu przed zadaniem zaprojektowania biura, które stanie się przestrzenią otwartą dla pracowników przyzwyczajonych do układu pokojowego w poprzedniej siedzibie. Ważne było zapewnienie jak największego komfortu dla indywidualnych użytkowników przy zachowaniu określonej efektywności powierzchni oraz możliwości przyszłej reorganizacji. Odpowiedzią na te potrzeby była modularność zaprojektowanych fragmentów biura, tzw. sąsiedztw, które były równomiernie rozmieszczone na powierzchni pięter. W obrębie takiego sąsiedztwa pracownicy mogą znaleźć większość funkcji potrzebnych do wykonywania codziennych obowiązków. Również w skali całych kondygnacji występowały powtarzalne obszary specjalne, takie jak strefy do pracy w skupieniu, do współpracy i strefy socjalne. Biuro zwiększało swoją powierzchnię o kolejne piętra, na których usprawnialiśmy rozwiązania wdrożone na wcześniej zrealizowanych etapach, co pozwoliło na ewolucyjną zmianę funkcjonalności przestrzeni. Przy okazji innej realizacji z pokrewnej branży uczestniczyliśmy nie tylko w realizacji projektu wnętrza biurowego, ale również mieliśmy wpływ na kształt samej bryły budynku. Mowa o nowej siedzibie Neuca, jednej z bardziej postępowych polskich firm, gdzie odpowiednie planowanie na podstawie wielu możliwych scenariuszy stanowiło wyjście do osiągnięcia finalnego kształtu budynku. Projekt zakładał stworzenie obiektu, który mógłby funkcjonować zarówno jako siedziba jednej firmy, jak i wielu siedzib wielu firm – stąd centralnie zlokalizowane lobby i skrzydła mogące funkcjonować jako odrębne, niezależne organizmy.

Następnym ważnym projektem dla wykrystalizowania koncepcji future-proof okazały się wnętrza firmy Cushman & Wakefield. Założenia, by jednoczyć zespół i w ten sposób stworzyć wielofunkcyjną strefę wejściową do nieformalnych interakcji pracowników, czy przygotowanie całości biura do pracy w sposób hybrydowy były czymś absolutnie przełomowym w roku 2019. Strefa wejściowa, połączona z przestrzenią konferencyjną, żyje cały czas. Zastosowane tam rozwiązania pozwoliły nawet na zorganizowanie miniprzedszkola, jak również spotkania hybrydowego na blisko 150 osób. Uzyskanie w koncepcji przestrzeni biurowej rytmu, implementacja modułowości i zapewnienie możliwości dokonywania zmian w aranżacji wokół fasady, niemal wolnej od ścian, wraz z zasadami, które wykrystalizowały się we wcześniej opisanych projektach – ustanowiły podwaliny pod przygotowanie kompletnego rozwiązania biur odpornych na przyszłość.

Future-proof z powodzeniem rozwijaliśmy i aplikowaliśmy w wielu zrealizowanych na przestrzeni ostatnich lat projektach. Kilka milionów metrów kwadratowych opracowanych przez nas układów funkcjonalnych i wnioski wyciągnięte z praktyki – to wszystko pozwoliło nam na kompleksową analizę rzutów pięter poprzez testowanie chłonności kondygnacji. Ważną kwestią były symulacje budżetowe: opracowanie alternatywnych zestawów wykończeń oraz istotne w dłuższej perspektywie „życia budynku” możliwości zaplanowania i przygotowania budynku w warstwie projektowej do potencjalnych przyszłych zmian aranżacji wraz z ich spodziewanymi kosztami. Efekt? Niezależnie od panującej kilka lat temu mody czy dominującej estetyki wszystkie nasze realizacje pełnią dziś swoją funkcję i przynoszą wymierne korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Co interesujące, przyglądając się wyłączne zdjęciom, trudno byłoby wywnioskować, że w warstwie funkcjonalnej, na poziomie ogólnym, biura zrealizowane dla firm takich jak Moderna, BNP Paribas, Cushman & Wakefield oraz AstraZeneca mają ze sobą tak wiele wspólnego. Projekty wszystkich wymienionych tu biur powstały na podstawie kompletu zasad koncepcji future-proof.

Scenariusze na przyszłość

Jaka przyszłość będzie czekać biura? Po nagłym rozpowszechnieniu hybrydowy model organizacji pracy spowszedniał i stał się powszechnie spotykanym standardem. Sam fakt, że w kodeksie pracy pojawiła się regulacja dotycząca pracy zdalnej, może świadczyć o tym, że popularna hybryda zostanie z nami na dłużej. Podejmowanie tematów dobrostanu, różnorodności w zatrudnieniu, zwiększanie świadomości ekologicznej i popularyzacja zrównoważonego rozwoju są obecnie podstawą kodeksów postępowań wielu korporacji i znajdują również przełożenie na budżety przestrzenne i wykończeniowe nowych powierzchni biurowych. Coraz większym powodzeniem cieszą się poza tym koncepcje reuse i repurpose, które wydłużają życie zarówno produktów, jak i istniejących przestrzeni biurowych, powodując zmianę ich przeznaczenia czy nawet udostępnianie lokalnym społecznościom.

Ponadto będzie rósł popyt na biura „instagramowe”, jednakże potrzeba gen Z zbierania i relacjonowania momentów z estetycznych wnętrz nie powinna stać się celem samym w sobie. Niezbędna jest prawdziwa symbioza funkcjonalno-technologiczna, której nie sposób dostrzec na pojedynczych zdjęciach czy przebitkach z social mediów.

Największą niewiadomą i zarazem potencjalnie najważniejszym czynnikiem kolejnej zmiany może stać się postępujący niemal wykładniczo rozwój możliwości sztucznej inteligencji. Dynamika rozwoju technologii uczenia maszynowego i sieci neuronowych jest imponująca. Już teraz można dostrzec niemal powszechne użycie AI w naszej codzienności, a to dopiero początek. Bez wątpienia wpłynie ona na przyszłość pracowników umysłowych, którzy są głównymi użytkownikami współczesnych biur. W kontekście tych wszystkich czynników zmiany ważne jest, żeby przy planowaniu biur myśleć o potencjalnych scenariuszach. Przestrzenie, które przez najbliższe lata mają służyć pracownikom i spełniać oczekiwania biznesowe firm, powinny mieć w swoich założeniach elementy idei odporności na przyszłość.