EPCM – KOMPLEKSOWO I PO PARTNERSKU – JAKUB JAKUBOWSKI

Natalia Chylińska-Żbikowska: Zacznę nietypowo, gdyż nasuwa mi się pewne skojarzenie. Jedno z popularnych porzekadeł mówi, że gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść. Czy to samo tyczy się realizacji inwestycji? Im więcej wykonawców i podmiotów zarządzających daną budową, tym trudniej o oczekiwany efekt?

Jakub Jakubowski: Ciekawe skojarzenie, ale rzeczywiście coś w tym jest. Jeśli w procesie inwestycyjnym bierze udział wielu uczestników, to zwiększa się ryzyko powstania błędów wynikających ze złej komunikacji. Ja to nazywam efektem domniemania, który najczęściej pojawia się na styku odpowiedzialności dwóch stron. Występuje on wtedy, gdy jeden uczestnik procesu zakłada, że pewne elementy wykonawcze należą do innego uczestnika. Ten drugi z kolei odwrotnie. Przez to zadania nie są wykonywane lub są błędnie interpretowane. Taki chaos komunikacyjny jest bardziej zauważalny przy skomplikowanych inwestycjach. To właśnie czynnik ludzki jest tym najsłabszym przy realizacji każdego projektu, dlatego zdefiniowanie zadań i obowiązków dla każdego uczestnika procesu inwestycyjnego jest celem nadrzędnym. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że zawsze jeden podmiot będzie lepiej zarządzał inwestycją i miał pełną wiedzę dotyczącą oczekiwań oraz priorytetów inwestora, niż kilka. Taka forma zarządzania inwestycją jest najkorzystniejszym rozwiązaniem. EPCM obejmuje bowiem realizację fazy projektowej, przetargowej i budowlanej, czyli pełen proces, począwszy od planowania aż po nadzór nad realizacją.

N.Ch.: Jakie praktyczne i efektywne procedury zarządzania inwestycjami kryją się pod nazwą EPCM?

J.J.: EPCM z języka angielskiego oznacza Engineering, Procurement and Construction Management, co możemy przetłumaczyć jako projektowanie, realizacja zamówień oraz nadzór nad inwestycją budowlaną. W praktyce oznacza to, że inwestor wyznacza swojego zastępcę – firmę EPCM koordynującą etap projektowy i realizacji inwestycji wraz z wyborem wykonawcy prac budowlanych, instalacyjnych oraz technologicznych. Każdy z tych etapów jest przygotowany zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy EPCM, które stanowią tzw. know-how. Ich wdrożenie jest bardzo istotne, gdyż to właśnie one mają zapewnić jak największą jakość i bezpieczeństwo inwestycji. Nie jest natomiast tak, że raz się je wymyśli i tylko korzysta, jak z gotowych rozwiązań. Wraz ze zdobywaniem kolejnych doświadczeń są one cały czas ulepszane, aby uzyskać jeszcze większą efektywność. Do takich procedur z pewnością należą schematy koordynacji międzybranżowej podczas prac projektowych czy program zapewnienia BHP na budowie. W firmie JAKON, oprócz wspomnianych powyżej procedur, bardzo duży nacisk kładziemy na instalacje technologiczne oraz linie procesowe, które są sercem i krwią każdego zakładu produkcyjnego. Tylko dogłębne zrozumienie tych procesów pozwala na odpowiednie zaprojektowanie budynku, bo to właśnie te elementy go definiują, nie odwrotnie. Wracając do pytania, możemy odpowiedzieć na jego pierwszą część – jaki jest praktyczny wymiar EPCM w JAKON? To uzyskanie wynikającego z potrzeby inwestora produktu, który jest dopasowany i szyty na miarę.

N.Ch.: Jakie korzyści płyną z tej rozszerzonej formuły EPCM? Niesie ona ze sobą w ogóle jakieś minusy?

J.J.: Dzięki takiej formule zarządzania inwestycją można przede wszystkim zaoszczędzić czas i pieniądze, a do tego zyskać poczucie bezpieczeństwa. Te trzy elementy są filarami głównych założeń inwestorów. Coraz częściej szukają oni właśnie partnera, który zapewni im poczucie dobrze inwestowanych pieniędzy, spełni oczekiwania i doprowadzi do zrealizowania celu. Warto wspomnieć, że przy systemie EPCM następuje unifikacja zakresu. Inwestor ma pewność, że wszyscy wykonawcy oferują ten sam produkt i te same usługi. Należy jednak pamiętać, że taki sposób zarządzania inwestycją wymaga sporych nakładów pracy związanych z administracją przy obrocie dokumentów. Ponadto, pomimo ciągłego wsparcia ze strony firmy EPCM, taki model współpracy wymaga od inwestora aktywnego zaangażowania w projekt. Oczywiście wszystko, o czym wspomniałem powyżej, zależy od stopnia skomplikowania projektu. Z tego względu newralgicznym punktem jest poznanie tego, czego oczekuje klient oraz jakie mają być standardy wykonania poszczególnych elementów.

N.Ch.: EPCM jest korzystniejsze przy inwestycjach, w których projekt ewoluuje wraz z realizacją prac. Jaka jest tendencja na rynku? Częściej powstają inwestycje z mniej czy bardziej zdefiniowanym projektem na starcie?

J.J.: Bardzo znaczącą tendencją jest obecnie to, że projekt ewoluuje w trakcie budowy, a właściwie chodzi o jego uszczegółowienie. Dotyczy to przede wszystkim projektów o np. sztywnych ramach czasowych, gdzie czas jest kluczowym czynnikiem. EPCM bardzo dobrze się tutaj sprawdza, gdyż realizacja inwestycji podzielona jest na etapy. Zdarza się, że maksymalny termin ukończenia inwestycji jest znany już na starcie, bo na przykład produkcja musi ruszyć w nowym obiekcie w danym czasie. Ważne jest, aby inwestor mocno zaangażował się zwłaszcza na początku realizacji, by określić wszystkie wymagania, potrzeby i oczekiwania jakościowe.

N.Ch.: Korzystanie ze standardu zarządzania EPCM daje większe możliwości przede wszystkim inwestorom. To dla nich korzyść czy raczej konieczność przejęcia na siebie części obowiązków i większego zaangażowania w realizację projektu?

J.J.: Przy każdej inwestycji, niezależnie od modelu zarządzania, Inwestor bierze na siebie część obowiązków. W ich spełnieniu pomaga właśnie EPCM, który jako grupa specjalistów doradza Inwestorowi na każdym etapie projektu. Taka pomoc jest zdecydowanie postrzegana jako korzyść. Podział obowiązków w modelu EPCM zazwyczaj wygląda następująco: inwestor bierze na siebie odpowiedzialność finansowania, a firma inżynierska – zarządzania w fazie projektowania, przetargu i budowania. Inwestorzy chcą współpracować właśnie w takim modelu, aby mieć kontrolę nad całością. EPCM powstało w odpowiedzi na te oczekiwania i potrzeby. Trudno jest bowiem oddać inwestycje wyłącznie w ręce partnera i ich nie doglądać.

N.Ch.: Zanim inwestor podejmie decyzję o rozpoczęciu budowy, musi wiedzieć, czy ma odpowiednią ilość środków. W jaki sposób można precyzyjnie określić wszystkie wydatki jeszcze na starcie?

J.J.: Stworzenie budżetu nie jest trudne, ale stworzenie realnego budżetu już tak. Jeśli źle oszacowane zostaną koszty realizacji inwestycji, w trakcie budowy może się okazać, że brakuje środków i trzeba szukać oszczędności, a co za tym idzie, spada jakość wykonawstwa. Często zdarza się tak, że zaraz po rozpoczęciu rozmów inwestor chciałby już wiedzieć, ile będzie kosztować jego budowa. W skrajnych przypadkach nie chce uruchamiać środków nawet na prace związane z oszacowaniem budżetu, zanim nie pozna ostatecznej kwoty. Określenie wydatków jest jednak możliwe dopiero po przeprowadzeniu szczegółowego wywiadu na temat tego, czego inwestor oczekuje, więc w tym momencie pojawia się paradoks. W takim przypadku bardzo istotne jest doświadczenie. Niezbędne jest posiadanie w portfolio obiektów referencyjnych, czyli podobnych do tego, który chce realizować klient. Dzięki temu można
łatwiej określić szacunkowy koszt. Istotne jest także, aby przygotowując budżet, mieć poczucie zmian cen i usług na rynku. Realizacja inwestycji trwa kilka miesięcy lub nawet lat. Doświadczenie w tej kwestii bardzo pomaga.

N.Ch.: Od przygotowań dokumentacji przez zarządzanie dostawami i budową, a także kontrolą, aż pod klucz – bez opóźnień. Gdzie jest haczyk? To w ogóle do uniesienia przez jedną firmę?

J.J.: Moim zdaniem nie ma tu żadnego haczyka. Jedna firma jest w stanie zarządzać trudną budową i skomplikowanym projektem, ale to nie jest jedna osoba, lecz cały zespół. Jeśli ten team będzie wszechstronny, nie będzie to stanowić żadnego problemu. Grupa ma większą efektywność niż zsumowana praca poszczególnych jednostek. Jest to definicja synergii. Trzeba jednak dobrać taki skład zespołu do danej realizacji, aby poradził sobie z wymaganym zakresem. W tym przypadku gwarantem sukcesu jest tylko zespół, a nie jedna osoba.

N.Ch.: JAKON tworzy takie zespoły dla każdej inwestycji, której firma się podejmuje?

J.J.: Każdą inwestycję traktujemy indywidualnie – nawet wtedy, gdy można odnieść wrażenie, że niektóre obiekty są do siebie podobne. To doświadczenie naszych pracowników definiuje to, do jakiego zespołu zostaną przydzieleni. Oni między sobą wymieniają się wiedzą i czerpią ogromną satysfakcję z tego, że realizują projekt, który będzie funkcjonował na rynku latami. Cieszymy się także z tego, że inwestorzy wracają do nas, gdy chcą na przykład rozbudować obiekty, jakie wspólnie stawialiśmy ileś lat wcześniej.