CASE STUDY: WDROŻENIE BIM W TÉTRIS EMEA

Temat cyfrowej transformacji w budownictwie nie jest już ani nowy, ani rewolucyjny. Różne jej aspekty, często kryjące się za akronimem „BIM”, nie są już pieśnią przyszłości, a realnym wymaganiem rynku i zwyczajnie rozsądną decyzją biznesową. O tym, jak odbyło się to w przypadku firmy Tétris, a także o strategii standaryzacji oraz wdrożeniu BIM-u opowiada JOANNA GAJEWSKA-SOKOŁOWSKA – Deputy COO dla Tétris EMEA.

Natalia Chylińska: Skąd pomysł na BIM w Tétris?

J.G.S.: Pomysł wynikał z intensywnego rozwoju naszego biznesu na arenie międzynarodowej i dążenia do integracji. Firma Tétris jako czołowy specjalista w aranżacji przestrzeni biznesowych działa w 18 krajach, m. in. w Europie, Środkowym Wschodzie oraz Afryce. Strategicznie cyfryzujemy wszystkie procesy związane z projektowaniem i wykonawstwem w tym regionie. Równie istotnie są aktualne trendy na rynku budowlanym, oczekiwania naszych klientów, a także nasze ambicje w tym zakresie jako firmy wykańczającej wnętrza – uznaliśmy, że BIM się w to wpisuje.

N. Ch.: Jakie cele przyświecały wdrożeniu BIM?

J.G.S.: Wdrożenie BIM wpisuje się w strategię digitalizacji wszystkich procesów w firmie, ujednolicenia wykorzystywanych narzędzi oraz poprawienia współpracy pomiędzy oddziałami. BIM ma nam zapewnić lepszą kontrolę procesu projektowego i wykonawczego, pozwolić na szybszy oraz szerszy dostęp do danych projektowych w jednym miejscu, a także zapewnić standaryzację procesu „zaprojektuj i wybuduj”.

N.Ch.: Jakie były początki wdrożenia BIM w Tétris EMEA?

J.G.S.: To była długa droga, którą przebyliśmy jako organizacja – sam proces myślenia o uruchomieniu zajął nam więcej czasu niż uruchomienie wdrożenia. Wdrożenie rozpoczęliśmy pilotażowo w 4 krajach. W pierwszej fazie skupiliśmy się na samym procesie projektowania i usprawnieniu pracy architektów, tj. zdefiniowaniu wspólnych standardów, zasobów oraz rodzin. Podjęliśmy również decyzję o ujednoliceniu platformy projektowej. Wybór padł na oprogramowanie firmy Autodesk. Zdecydowaliśmy, że projekty będą tworzone w programie Autodesk Revit, a koordynowane na platformie chmurowej Autodesk Construction Cloud.

N. Ch.: Zdecydowaliście się od razu na wdrożenie w kilku krajach w regionie. Nie baliście się ryzyka?

J.G.S.: Oczywiście, że tak. Ale w naszej ocenie zyski z takiego podejścia przewyższały ryzyko. Ponieważ jednym z celów, jakie stawialiśmy przed BIM-em, była standaryzacja na poziomie regionu, nie mogliśmy ograniczyć naszych działań do jednego kraju. Musieliśmy bazować na różnorodnych doświadczeniach i jednocześnie sprawdzać tworzone standardy na projektach osadzonych w różnych realiach.

N.Ch.: Zdecydowaliście się na zewnętrznego konsultanta. Dlaczego?

J.G.S.: BIM to duża zmiana w organizacji, zwłaszcza kiedy jest realizowana na poziomie całego regionu. Tétris jest liderem i specjalistą w aranżacji przestrzeni biznesowych, a nie we wdrażaniu BIM. Jak zaczynaliśmy przygodę z BIM, nie mieliśmy żadnego doświadczenia w tej materii oraz nie bardzo wiedzieliśmy, od czego zacząć cały proces. Potrzebowaliśmy kompetentnych doradców, którzy poprowadzą nas przez ten niełatwy proces zmiany.

N.Ch.: A dlaczego wybór padł akurat na Arkance Systems?

J.G.S.: Uznaliśmy, że potrzebujemy godnego zaufania partnera, który kompleksowo wesprze nas w procesie zmiany organizacyjnej. Jednocześnie oczekiwaliśmy holistycznego podejścia do wszystkich aspektów cyfryzacji, a nie koncentracji na wdrożeniu oprogramowania Autodesk. Ponadto szukaliśmy firmy z międzynarodowym doświadczeniem w kwestii cyfryzacji i wdrożeń BIM. Arkance Systems jest właśnie taką firmą. Jej specjaliści podczas wdrożenia udowodnili, że są tymi, których potrzebowaliśmy. Ważne jest również to, że Arkance Systems jest obecny w większości krajów, w których działa Tétris.

N.Ch.: Jak przebiegało samo wdrożenie?

J.G.S.: Wdrażanie następowało etapami. Zaczęliśmy od warsztatów procesowych. Na nich, wraz z inżynierami z Arkance Systems, opisaliśmy cały proces projektowy i wykonawczy, a na tej podstawie powstał plan wdrożenia BIM w Tétris. Następnie zawiązała się międzynarodowa grupa robocza. W jej skład weszli najbardziej doświadczeni projektanci, a także osoby najlepiej zaznajomione z BIM w Tétris oraz specjaliści Arkance Systems (nie tylko z Polski). Rozpoczęła się praca nad znalezieniem wspólnych mianowników dla pracy poszczególnych oddziałów. Przyglądaliśmy się też różnicom. Jednocześnie konsultanci z Arkance Systems poznawali sposób działania firmy. Sprawdzali, jak pracują projektanci, co ich spowalnia, co jest największą bolączką.

Po analizie przyszedł czas na działania. Kluczem do sukcesu było utworzenie wspólnych zasobów Autodesk Revit, z których będzie korzystać cała firma: bazy standardowych elementów modelu, jednolitych szablonów dla projektów, rysunków, widoków. Zmieniliśmy też strukturę kodowania i nazewnictwa projektów – oparliśmy się na brytyjskich doświadczeniach oraz ISO 19650.

Po ustaleniu standardów mogliśmy skonfigurować przestrzeń chmurową Autodesk Construction Cloud – początkowo na rozwijanie projektów pilotażowych, docelowo – na wszystkie kolejne. Mogliśmy również uruchomić dedykowane szkolenia z procesów i oprogramowania.

Końcowym efektem intensywnej pracy była dokumentacja standardów. Arkance Systems utworzył dla nas dwie pozycje po 150 stron każda: Protokół BIM – określający wysokopoziomowe podejście do BIM-u w firmie (podobne do „pre-BEP”) oraz Revit wg Tétris – pod-ręcznik dla projektantów, który w sposób przejrzysty i bardzo wizualny – poprowadzi przez meandry tworzenia projektów w myśl ustalonych standardów Tétris EMEA.

N. Ch.: Jakie są najważniejsze wnioski płynące z procesu wdrożenia BIM-u?

J.G.S.: Praca nad wspólnym standardem bardzo zbliżyła poszczególne krajowe oddziały naszej firmy. Pomimo różnic w naszym sposobie pracy ostateczny cel jest ten sam – kolejne projekty ukończone w terminie oraz z zyskiem. Aby jednak warsztaty nie przerodziły się w „lunchowe” rozmowy o projektach bądź wspólne narzekanie na niuanse związane z naszą pracą – muszą być nadane twarde ramy wdrożenia – czyli konkretne cele do osiągnięcia wraz z terminami.

N. Ch.: Jakie korzyści z wdrożenia dostrzegacie, a jakie dostrzegają inni uczestnicy inwestycji, np. klient?

J.G.S.: Nasze wdrożenie jest na różnych etapach w różnych krajach, jednak widzimy dużo pozytywnych zmian, takich jak: poprawa komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu, poprawa jakości i efektywności pracy, ujednolicenie standardów pracy oraz procesów, rosnące zaufanie do rozwiązań technologicznych. Po stronie klienta – doceniana jest lepsza kontrola i współpraca podczas realizacji projektu, a także stały do-stęp do informacji w chmurze.

N.Ch.: Co teraz dzieje się w Tétris, jeśli chodzi o BIM?

J.G.S.: W zeszłym miesiącu w naszym oddziale w Paryżu została zainaugurowana druga faza wdrożenia BIM – na etapie wykonawczym (z naciskiem na kosztorysowanie i zarządzanie projektem). Aktualnie prześwietlamy procesy oraz rozwiązania, z którymi na co dzień pracują reprezentanci ośmiu krajów przystępujących do nowego pilotażu. Oczywiście Arkance Systems wciąż jest z nami jako zaufany partner w cyfryzacji procesów.

N.Ch.: Jakie wyzwania stoją przed Wami przy wdrożeniu BIM w fazie wykonawczej?

J.G.S.: Podobnie jak przy fazie projektowej, musimy określić nasze oczekiwania co do procesów, standardów oraz wspólnej platformy komunikacyjnej, która będzie wspierać proces realizacji inwestycji. Jednocześnie widzimy, że przed nami jeszcze praca w zakresie BIM w projektowaniu. Do tej pory opracowaliśmy standardy i proces tworzenia modelu BIM, który realizuje potrzeby projektantów – m.in. komunikacja okołoprojektowa, współpraca międzybranżowa czy tworzenie dokumentacji. Jak zakończymy analizę wymagań dla wykonawstwa, dostosujemy standardy tworzenia modeli BIM, aby były źródłem stu-procentowo wiarygodnych danych dla kosztorysowania oraz zarządzania projektem. Bo przecież w końcu taka jest idea BIM.

Fot. arch. Arkance