WIARYGODNOŚĆ CZY TO SIĘ OPŁACA?

Rozmowa z Marzeną Marchocką, Dyrektor Operacyjną Balex Metal

Grzegorz Przepiórka: Czy warto wprowadzać do struktur przedsiębiorstwa system zgodności, tzw. compliance?

Marzena Marchocka: To pytanie możemy zadać inaczej. Czy opłaca się narażać firmę na utratę wizerunku budowanego latami w imię chwilowego kryzysu? A skoro odpowiedź nasuwa się sama, to mimo że w polskim ustroju nie ma zapisanego obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwo struktur compliance, uważam, że warto wprowadzić taki system. W Balex Metal traktujemy go jako narzędzie skutecznego zarządzania organizacją i od dwóch lat wprowadzamy w kilku obszarach. Dotyczy to danych osobowych, sankcji ekonomicznych, prawa konkurencji, HR oraz antykorupcji. Implementacja compliance stanowi rozłożony na lata proces, który wiąże się z wieloma zmianami poprzedzonymi różnorakimi decyzjami.

G.P.: Co to oznacza z punktu widzenia Waszego klienta?

M.M.: Bezpieczeństwo to odpowiednie słowo. Sprawnie działający system compliance gwarantuje naszym kontrahentom pewność podejmowania przez zarząd decyzji zgodnych z obowiązującymi normami prawa powszechnego, normami branżowymi czy regulacjami wewnątrz firm, a to odzwierciedla się w poczuciu bezpieczeństwa współpracy z nami. Wdrożona Polityka Zarządzania Zgodnością daje pewność klientom, że od momentu pobrania karty produktu po złożenie zamówienia i dostawę w ciągu 48 godzin cały proces, składający się z tak wielu elementów oraz sięgający do różnych obszarów organizacji, będzie przeprowadzony zgodnie z obowiązującym prawem i standardami etycznymi. A produkt, który trafi w ręce klienta, spełni jego oczekiwania oraz wymagania określone przez nas jako producenta. Innymi słowy, poprzez określoną powtarzalność, zasady i zdefiniowane procesy wzrasta poczucie bezpieczeństwa oraz zaufanie do prowadzenia z nami biznesu na każdym etapie. Na tym właśnie nam niezwykle zależy, bo przecież od 30 lat kierujemy się ideą budowania razem, która jest oparta na zaufaniu, bliskiej relacji i dobrym partnerstwie.

G.P.: Jakie implikacje niesie wdrażanie tego systemu?

M.M.: Ten rok jest dla nas bardzo pracowity. Powinniśmy go zakończyć, działając na jednym zintegrowanym systemie zarządzania, co jest częścią szeroko zakrojonego programu zapewnienia zgodności. W kwietniu ukazał się nowy standard ISO 37301:2021 traktujący o wymogach i wytycznych w zakresie systemów zarządzania zgodnością. Jego osiągnięcie jest naszym celem na lata 2022–2023. Do tej pory zbudowaliśmy do tego bazę. Zakłady w Bolszewie oraz Tomaszowie Mazowieckim działają już zgodnie z procedurami systemu zarządzania jakością ISO 9001:2015, a kolejne w Długołęce, Broceni (Łotwa), Żylinie (Słowacja) mają obecnie ten system wdrażany. Zależy nam na tym, aby zarządzanie i rozwój naszej firmy miały charakter zrównoważony, uwzględniający wpływ na środowisko oraz minimalizujący wykorzystanie zasobów planety. Aby to nastąpiło, oprócz realizacji programu zrównoważonego rozwoju Planet Passionate zdecydowaliśmy wdrożeniu wymagań kolejnej normy, tym razem środowiskowej – ISO 14001:2015. Z kolei myśląc o bezpieczeństwie pracowników, dostawców czy gości przebywających na terenie zakładów Balex Metal, podjęliśmy decyzję o wdrożeniu wymagań normy ISO 45001:2018

– Zarządzanie Środowiskiem oraz Zarządzanie Bezpieczeństwem i Higieną Pracy.

G.P.: Compliance często jest mylony z etyką…

M.M.: Etyka jest elementem dobrego systemu zgodności, a właściwie jest jego świetnym uzupełnieniem. Dzięki temu wprowadzenie compliance w naszym przedsiębiorstwie zmieniło i ciągle zmienia kulturę organizacyjną. Obserwujemy to na co dzień. Z jednej strony widzimy wśród pracowników bariery w chęci zrozumienia, czym proponowany system jest, a z drugiej otrzymujemy sygnały o większym poczuciu stabilności czy mniejszym stresie, np. z powodu wieloznaczności sytuacji, w jakiej znalazł się pracownik. Ustalone procedury, jasne reguły i określone ścieżki zachowań, które zarząd oraz pracownicy poznali i przećwiczyli w ramach e-learningu, pomagają nam odnaleźć się w tych trudnych sytuacjach. Z naszego punktu widzenia kultura organizacyjna jest przydatna w stymulowaniu zachowań, które służą realizacji celów firmy, ale zmiana kultury wiąże się z długim horyzontem czasowym.

G.P.: Jakie słowo, jaki synonim, najcelniej oddaje określenie compliance?

M.M.: Odwołując się do języka ekonomicznego, 'compliance’ to inaczej zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, instrukcjami i procedurami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Uważam jednak, że słowem najlepiej oddającym treść tego systemu jest wiarygodność, która dotyczy większości obszarów działalności przedsiębiorstwa.

G.P.: Czyli nie tylko wiarygodność finansowa?

M.M.: Wiarygodność może stanowić wartość firmy we właściwej komunikacji z interesariuszami we wszystkich obszarach. Weźmy pod lupę chociażby wiarygodność ujawnianych czy przedstawianych informacji niefinansowych. Odgrywają one kluczową rolę w ocenie aktywności podmiotu gospodarczego, pod warunkiem, że są wiarygodne. Aby zaś takie były, muszą być przestrzegane pewne reguły ich publikacji i weryfikacji wersji udostępnionych użytkownikom. W przeciwnym wypadku błędne informacje, dodatkowo niewłaściwie zinterpretowane, mogą doprowadzić do straty. Dlatego w Balex Metal działamy wielotorowo, skupiamy się obecnie nad rozwojem wszystkich systemów zarządzania zgodności, zaczynając od produkcji wyrobów przeznaczonych do budownictwa mieszkalnego, przemysłowego czy rolnictwa, a kończąc na procesie produkcji zwykłej ulotki marketingowej.

G.P.: Lista korzyści z wdrażania systemu zgodności wydaje się wydłużać.

M.M.: Z pewnością wdrażanie, a później posiadanie takiej struktury, która jest zgodna z międzynarodowymi standardami, czyni Balex Metal skuteczniejszym graczem na rynkach globalnych. Nasze oddziały działają na Słowacji, w Czechach, Litwie czy Łotwie. Mamy stałych odbiorców w Niemczech, na Ukrainie i w innych krajach z tego regionu. Od wielu lat jesteśmy też obecni w Skandynawii, w sumie dostarczamy dzisiaj produkty łącznie do kilkudziesięciu krajów. Compliance jest z pewnością ważnym oraz potrzebnym elementem w naszej firmie, który daje klientom, ale też nam jako organizacji, poczucie przejrzystości prowadzenia biznesu. Jego wdrożenie jest procesem obarczonym ryzykiem wynikającym chociażby z braku uważności na problematykę kultury i psychologii organizacji. To ryzyko jednak należy podjąć. Dla przedsiębiorstw odpowiedzialnych posiadanie silnego oraz szybko reagującego na różne zagrożenia systemu jest dzisiaj konieczną ewolucją.