NOWY OPEN SPACE

Wszyscy zastanawiamy się, jakich zmian będą wymagały biura, by pracownicy mogli do nich bezpiecznie wrócić w warunkach „nowej normalności” i zmniejszającego się, ale wciąż istniejącego zagrożenia epidemiologicznego.

Wiele osób w związku z zaistniałą sytuacją wieści koniec open space jako typu organizacji przestrzeni biurowej niosącego ze sobą największe ryzyko kontaktu z innymi osobami. Nie bez znaczenia są też wszelkie nagromadzone przez lata pretensje i zarzuty wobec open space – hałas, brak prywatności, trudność skupienia oraz efektywnej pracy, słabe oświetlenie i wentylacja.

Jednak krytycy nie dostrzegają tego, że open space ma też wiele zalet, szczególnie istotnych w nowej sytuacji. Open space przede wszystkim pozwala na sprawną i ekonomiczną rearanżację powierzchni w razie dalszych zmian lub pojawienia się nowych wymogów czy regulacji prawnych. Ponadto w biurach typu open space znacznie łatwiej kontrolować jakość i obieg powietrza, które mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa pracowników. Open space ma też paradoksalnie pozytywny wpływ psychologiczny – kolebką naszej cywilizacji była sawanna – płaski teren, usiany kępami drzew i krzewów, z daleką perspektywą pozwalającą dostrzec zbliżające się zagrożenie. Do dziś w badaniach psychologicznych wskazujemy, że tego rodzaju typ przestrzeni – otwartej, ale też zapewniającej schronienie – sprawia, że czujemy się najlepiej. Może więc warto po prostu zadbać, by open space bardziej przypominał sawannę, a mniej kolonię pingwinów na nagim skalistym wybrzeżu.

Nowy plan
Zalecenia bezpieczeństwa, choćby takie jakie sformułowano w opracowaniu agencji doradczej Cushman & Wakefield „Six Feet Office”, wskazują, że powierzchnie biurowe będą wymagały nowej aranżacji, uwzględniającej większą ilość miejsca na każde pojedyncze stanowisko pracy i większy dystans między poszczególnymi stanowiskami. Niedopuszczalne będzie ustawienie stanowisk pracy face to face i obok siebie bez montażu dodatkowych przesłon, half-boxów – optymalnie transparentnych. Takie rozwiązanie pozwoli zachować kontakt wzrokowy i nie zablokuje dostępu światła, a jednocześnie zwiększy ochronę przed potencjalną transmisją wirusa drogą kropelkową.

Większą powierzchnię zajmą też ciągi komunikacyjne – pracownicy powinni mieć możliwość zachowania bezpiecznej odległości podczas przemieszczania się po biurze, dojścia do każdego stanowiska pracy, sal konferencyjnych, miejsc do rozmów telefonicznych i wideokonferencji oraz części wspólnych: kafeterii, stołówek, pomieszczeń socjalnych. W przestrzeniach wspólnych istotne jest umożliwienie pracownikom korzystania z indywidualnych miejsc – np. do odpoczynku czy spożywania posiłków. Poziom dyskomfortu i lęków związanych z zagrożeniem epidemiologicznym może być odmienny u różnych osób, warto więc wprowadzić rozwiązania, w których każdy pracownik będzie mógł zachować się w przestrzeni pracy w sposób bezpieczny w swoim indywidualnym odczuciu.

Istotne może okazać się zainwestowanie w klarowny, dobrze zaprojektowany system identyfikacji wizualnej – porządkujący ruch na terenie biura, przypominający o zachowaniu procedur bezpieczeństwa (np. kolejności wychodzenia z sal konferencyjnych czy opuszczania stanowisk pracy) i higieny. Może mieć on postać prostych wizualnych instrukcji czy piktogramów, nawet o nieco żartobliwym charakterze, by zaciekawić i skuteczniej dotrzeć do potencjalnych odbiorców informacji.

Kontrola dostępu
W wielu miejscach ze względu na wymogi bezpieczeństwa i higieny organizacja stref wejścia do biura oraz recepcji będzie wymagała poważnych zmian. Dla wielu organizacji może to oznaczać ścisłą kontrolę dostępu oraz monitoring ruchu pracowników i gości. Obok rutynowej dezynfekcji rąk część firm może organizować stanowiska pomiaru temperatury wszystkich wchodzących. Zmian wymaga też kwestia dostarczania korespondencji i przesyłek, tak by zminimalizować ewentualne ryzyko poprzez ograniczenie dostępu dla kurierów oraz dostawców. To z kolei może się wiązać z koniecznością zapewnienia pracownikom np. posiłków w miejscu pracy lub cateringu z jednego źródła – w sytuacji gdy nie będą mogli korzystać z dostaw z różnych źródeł i wychodzić na posiłki poza obręb biura. Tu pomocne mogą okazać się też różnego rodzaju automaty vendingowe, zapewniające pracownikom napoje i przekąski w higienicznej formie.

Eliminacja punktów styku
Ważna stanie się eliminacja punktów styku: od niewymagającego użycia rąk otwierania drzwi (specjalne klamki, czujniki ruchu) po zachowanie higieny (sensorycznie sterowane baterie łazienkowe, toalety, dozowniki mydła i środków dezynfekujących, suszarki do rąk). Kluczowe stanie się zaostrzenie procedur higienicznych (sprzątanie, dezynfekcja) oraz znalezienie w ich ramach potencjalnych punktów styku (np. interface biurowego ekspresu do kawy, drukarki). Preferowane będą wszelkiego rozwiązania bezdotykowe, w tym również sterowane aplikacjami.

W nowo projektowanych biurach z pewnością większy nacisk zostanie położony na zastosowanie rozwiązań zmniejszających zagrożenie bakteriologiczne: np. specjalnie dobranych materiałów i powłok antybakteryjnych (z jonami srebra, miedzi), odpowiedniej ceramiki łazienkowej. Pożądane będą także wszelkie rozwiązania ułatwiające zachowanie czystości i dezynfekcję: gładkie, wytrzymałe powierzchnie odporne na działanie środków chemicznych, wysoką temperaturę. Dotyczy to zarówno takich powierzchni jak podłogi, ściany, kontuary czy stoły, jak i np. stanowisk pracy, zwłaszcza tych użytkowanych w systemie hot desk.

Wreszcie niezbędne staną się wysokiej jakości instalacje wentylacyjne pozwalające na zachowanie wysokiej jakości i czystości powietrza – potencjalnego transmitera chorobotwórczych mikroorganizmów.

Nadajemy z biura
Nowe schematy organizacji biur muszą uwzględniać to, że część pracowników będzie kontynuować pracę zdalnie, a w kontaktach biznesowych wiele osób jeszcze przez długi czas będzie zachowywać rezerwę wobec spotkań osobistych i ciężar komunikacji nadal będzie spoczywał w dużej mierze na rozmowach telefonicznych oraz wideokonferencjach. Stąd potrzeba większej niż wcześniej ilości miejsc i przestrzeni przeznaczonych do takich celów. Będą to wydzielone, otwarte miejsca do rozmów indywidualnych i w niewielkich grupach. Co ważne, często potrzebne będzie łączenie rozmowy telefonicznej z pracą na laptopie czy komputerze.

Niezwykle ważny będzie tu aspekt izolacji akustycznej, by zarówno nie przeszkadzać innym, jak i by hałasy czy rozmowy z zewnątrz nie zakłócały trwających tele- i wideokonferencji. Wiele firm będzie zmuszonych posiadać niejako swoje własne „centrum nadawcze” – z odpowiednim sprzętem gwarantującym właściwe oświetlenie (każdy z nas woli prezentować się korzystnie na zdjęciu czy ruchomym obrazie), jakość głosu, obrazu, ich rejestrację, a nawet obróbkę. Warto też uwzględnić rozwiązania pozwalające na współudział w konferencjach osób obecnych fizycznie i on-line oraz wygodę i czytelność prezentacji – większe ekrany, kamery itp.

Indywidualne i dzielone
Na pewno znacznej redefinicji będzie wymagało to, co w biurze jest przedmiotem indywidualnego, a co wspólnego użytku. Zwłaszcza w biurach coworkingowych, z zasady nastawionych na dzielenie i wykorzystywanie stanowisk pracy przez różne osoby, stanie się to wyzwaniem – już mówi się tu o rozwiązaniach typu jednorazowe nakładki na biurka czy pokrowce na fotele. Prawdopodobnie bardzo istotne staną się w tej sytuacji indywidualne szafki pracownicze – gdzie każdy będzie mógł zdeponować podczas nieobecności własny komplet przyborów biurowych i osobistego użytku, własną klawiaturę komputerową czy myszkę. Nowym „must have” pracownika biura open space mogą okazać się wysokiej jakości słuchawki blokujące hałas. Kwestią bardzo istotną może też być „doposażanie” osób pracujących w trybie home office – np. poprzez udostępnienie im przez pracodawcę ergonomicznych foteli biurowych.