NOWOCZESNE ŚRODOWISKO PRACY, CZYLI CHMURA

MARCIN MAKUSAK, Partner, PwC Polska
JANUSZ BOGACIŃSKI, Wicedyrektor, PwC Polska

Wiele firm na całym świecie zostało zmuszonych do stawienia czoła nowym, nieznanym dotąd wyzwaniom. W niespotykanym tempie nastąpiła zmiana systemu pracy ze stacjonarnego biura na pracę z domu. W efekcie nastąpiła konieczność znalezienia opcji, które pozwoliłyby ograniczyć koszty działalności. Tymczasowo użyte rozwiązania mogą pozostać w firmach na dłużej, więc należy ocenić ich długofalowe zastosowanie, zwłaszcza pod kątem ostatecznych kosztów.

Czy w trakcie kolejnej tak niespodziewanej sytuacji nadal chcemy sami – po staremu – zarządzać wewnętrzną infrastrukturą IT? A może powinniśmy zapewnić ciągłość działania i stabilny wzrost swojej firmy poprzez przyspieszenie wdrożenia w życie rozwiązań opartych na chmurze IT?

Korzyści
Rozwiązania chmurowe zapewniają uniwersalny, wygodny i szybki dostęp do wspólnych zasobów IT (m.in. dostęp do różnych sieci, baz danych, aplikacji oraz usług), wymagający tylko minimalnego poziomu zarządzania czy interakcji z dostawcą. Dzięki nim tworzymy nowoczesne środowisko pracy, które posiada 4 podstawowe zalety: bezpieczeństwo, wydajność, pełna integracja aplikacji biznesowych oraz możliwość zaawansowanej analityki danych. Wdrożenie rozwiązań chmurowych jest także źródłem oszczędności i umożliwia firmie oraz jej zarządowi skupienie się przede wszystkim na kluczowej działalności operacyjnej.

Rozwiązania chmurowe są już bardzo powszechne w Stanach Zjednoczonych i krajach Europy Zachodniej. W Polsce, jak dotąd, korzysta z nich wciąż niewielki procent firm. Jednak obecna sytuacja wywołana pandemią spowodowała, że coraz więcej zarządów analizuje zastosowanie rozwiązań chmurowych.

Bezpieczeństwo
Wyzwania związane z bezpieczeństwem kluczowych informacji są dziś istotne bardziej niż kiedykolwiek. Utrzymanie sprawnego i ciągle aktualizowanego systemu bezpieczeństwa IT wiąże się z wysokimi kosztami. Korzystając z rozwiązań chmurowych sprawdzonego dostawcy, mamy pewność, że nasze dane, aplikacje oraz infrastruktura oparte na chmurze są bezpieczne i odporne na ryzyko związane z potencjalnymi cyberatakami. Poziom bezpieczeństwa fizycznego, jakość standardów dostawców chmurowych czy odporność na ataki DDoS (rozproszona odmowa dostępu) są nieporównywalnie wyższe niż to, co może zapewnić we własnym zakresie większość przedsiębiorstw. Z drugiej strony rozwiązania chmurowe wymagają znajomości zupełnie nowych zagadnień – jak chronić i testować usługi w modelu bezserwerowym, jak zarządzać bezpieczeństwem komunikacji pomiędzy tysiącami mikrousług czy też jak zbierać i korelować informacje o zdarzeniach bezpieczeństwa z rozwiązań w chmurze oraz we wciąż istniejącej infrastrukturze on-premise.

Wydajność
Korzystając z chmury, mamy dostęp do praktycznie nieograniczonej mocy obliczeniowej, a co najważniejsze, możemy używać jej wtedy, kiedy potrzebujemy. A przy tym jeśli w danym momencie moc nie jest potrzebna, nie musimy za nią płacić. Tak więc chmura pozwala „kupić” taką moc obliczeniową, jakiej w danej chwili potrzebuje firma. W trakcie rozwoju, testowania i wdrażania nowego systemu możemy wykupić większą moc, a po wdrożeniu zlikwidować część środowisk rozwojowych oraz testowych. Tymczasem odsprzedaż niepotrzebnych serwerów zawsze łączy się ze stratą. Jeżeli potrzebujemy działania systemów w modelu 24/7, korzystając z chmury, unikamy inwestowania w zapasową infrastrukturę, pracującą, ale niewykorzystywaną aż do momentu, gdy nie nastąpi awaria infrastruktury podstawowej. Posiadając rozwiązania chmurowe, nie musimy mieć kontraktów serwisowych z dostawcami poszczególnych technologii.

Integracja aplikacji biznesowych
W chmurze możemy mieć praktycznie wszystkie „normalne” systemy: ERP, hurtownie danych i Business Intelligence, oprogramowanie biurowe. Chmury możemy używać jako „serwerowni”, ustawiając wirtualne serwery i przenosząc obecne rozwiązania, lub stosować rozwiązania natywne – wtedy niejako „w zestawie” otrzymujemy również gotowe koncepcje optymalizacji i najlepszych praktyk dla procesów biznesowych.

Analityka danych i szybki dostęp do informacji zarządczej
Uruchomienie analityki w chmurze można liczyć w dniach, a nie miesiącach – co daje ogromną przewagę konkurencyjną. Dodatkowo – korzystamy z takiej mocy obliczeniowej, która odpowiada naszym bieżącym potrzebom i nie wymaga inwestycji we własne serwerownie oraz hardware. Wdrożenie takiego podejścia do analizy i wnioskowania zawsze jest poprzedzone ustanowieniem w organizacji wspólnego modelu danych, a także zasad dostępu do nich (tzw. Data Governance), co zapewnia organizacji jedno źródło danych i zunifikowane wskaźniki KPI, rozumiane jednoznacznie na każdym poziomie oraz w każdym obszarze biznesowym firmy. Niewątpliwą zaletą tego podejścia jest również mobilność – czyli dostęp do informacji na różnych urządzeniach, z dowolnego miejsca na Ziemi.

Najważniejsze dla CEO i CFO – oszczędność kosztów
Z punktu widzenia prezesów, członków zarządów i dyrektorów finansowych najważniejszą zaletą chmury jest zamiana kosztów stałych na zmienne, bo zamiast zakupu środków trwałych (serwery, serwerownie itp.) oraz licencji (systemy operacyjne, bazy danych) płacimy po prostu za potrzebną nam w danym momencie moc obliczeniową. W grę wchodzą trzy rozwiązania – korzystanie z usług, w ramach których dzierżawimy infrastrukturę (moc obliczeniową – IaaS), platformę (systemy operacyjne i inne oprogramowanie „techniczne” – PaaS) lub też całe oprogramowanie (całość przetwarzania – SaaS).

Sześć etapów drogi do chmury
Planowanie przejścia należy rozpocząć od analizy kosztów przeniesienia stosowanych rozwiązań do chmury i powiązać je z oceną wieku oraz stanu zużycia dotychczas wykorzystywanych urządzeń. Bardzo ważna jest także ocena, jakie dane chcemy i możemy mieć w chmurze – w szczególności tam, gdzie konieczne jest całkowite panowanie nad danymi oraz systemami, czyli na przykład w przypadku systemów sterujących produkcją czy aparatury medycznej. W sytuacji gdy decydujemy się na korzystanie z chmury, najlepszym rozwiązaniem jest przeniesienie jak największej ilości współpracujących ze sobą systemów, np. ERP i układy z nim powiązane. W szczególności hurtownie danych i BI mogą stanowić samodzielny komponent w chmurze, nawet gdy reszta środowiska jest on-premise.

Kluczowymi elementami procesu transformacji są koszty, compliance oraz gotowość organizacji do korzystania z rozwiązań chmurowych.

Planując przejście na rozwiązania chmurowe, należy rozważyć:

1. Okres dostępności chmury i koszty.
   •Warto ściśle zaplanować oraz monitorować okres, w którym chmura jest wykorzystywana intensywniej, i zawrzeć odpowiednie zapisy w umowie.
   •Należy wziąć pod uwagę najważniejsze składniki kosztów, takie jak opłaty za przechowywanie, za moc obliczeniową, a także różnego rodzaju specyficzne dla operatorów rodzaje kosztów czy plany taryfowe obejmujące np. możliwości zarezerwowania określonej mocy.
2. Compliance.
   •Przetwarzanie danych w chmurze staje się przedmiotem coraz bardziej licznych regulacji. Warto zwrócić uwagę w szczególności na rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które wymaga nie tylko znajomości fizycznego miejsca przetwarzania danych, ale również nakłada szereg innych obowiązków. Spółki z sektora usług finansowych będą zainteresowane przede wszystkim niedawnym komunikatem KNF, który dotyczy przetwarzania przez podmioty nadzorowane informacji w chmurze obliczeniowej, jak również wytycznymi EBA w zakresie outsourcingu. Istotne znaczenie mają również wytyczne EBA w zakresie ryzyk IT oraz bezpieczeństwa. Wiodący globalni dostawcy chmury nie oferują polskiej lokalizacji, choć niektórzy już nad tym pracują.
   •Jeśli dane muszą być w Polsce, można skorzystać z chmury krajowej (np. https://chmurakrajowa.pl/) albo mieć chmurę prywatną u jednego z dostawców.
3. Wykorzystanie mocy obliczeniowych posiadanych serwerów.
   • Odpowiednie rozplanowanie w czasie przejścia na chmurę da możliwość wykorzystania istniejących serwerów do czasu ich normalnego zużycia.
   • Nadmiarową moc obliczeniową można wykorzystać do stworzenia „chmury prywatnej” do czasu migracji na chmurę komercyjną. W ten sposób można użyć posiadanych maszyn do badania jakości i czyszczenia danych w celu migracji do SaaS lub do testowania nowych rozwiązań, prototypowania systemów itp.
4. Odpowiednie zrozumienie natury działania chmury wśród pracowników i związane z tym implikacje.
   • Należy pamiętać o możliwości wyłączenia niewykorzystywanych usług, np. w nocy lub weekend. Warto wtedy zatrzymać systemy, żeby nie zużywały mocy obliczeniowych chmury, kiedy nie są nam potrzebne.
   • Odpowiednie zaplanowanie pracy analityków danych – wykonywanie tylko niezbędnych analiz, aby nie zwiększać niepotrzebnie kosztów. •Odpowiednie zabezpieczenia powinny obejmować kontrolę dostępu do chmury oraz jej zasobów, szyfrowanie danych i monitorowanie środowiska pod kątem jego wykorzystania, występujących anomalii oraz zdarzeń bezpieczeństwa.

Wyzwania przy korzystaniu z rozwiązań chmurowych
Choć niezwykle praktyczne, bezpieczne i łatwe w działaniu – rozwiązania chmurowe nie są pozbawione wyzwań, a część firm po prostu nie może lub nie powinna z nich korzystać. W kontekście zagrożeń kluczowe znaczenie ma ich identyfikacja na etapie przed wdrożeniem oraz zabezpieczenie się
przed nimi. Wady czy inne ograniczenia firma musi określić i rozważyć, zanim podejmie jakiekolwiek działania. Wymaga to postawienia sobie kilku pytań w określonych obszarach.

1. Ograniczenia regulacyjne związane z ochroną danych osobowych.
2. Automatyczne upgrade’y – w przypadku gdy całe przetwarzanie ulokujemy w chmurze (SaaS), nie będziemy mieli wpływu na realizowane upgrade’y, przez co możemy być zaskakiwani wprowadzanymi zmianami funkcjonalności.
3. Uzależnienie od internetu – co stanowi duże ryzyko dla biznesu w przypadku awarii sieci.
4. Odpowiedzialność pracowników – powinni oni świadomie korzystać z chmury, aby nie generować
   niepotrzebnych kosztów wynikających ze zwiększonego zużycia mocy obliczeniowych na analizy, których wykonanie nie jest niezbędne.
5. Ograniczenia wynikające z umów z klientami – czasami warunki współpracy z niektórymi kontrahentami uniemożliwiają korzystanie z rozwiązań chmurowych.
6. Poziom złożoności rozwiązań chmurowych jest coraz wyższy, tempo zmian coraz szybsze, dlatego do kwestii ich bezpieczeństwa należy podejść w sposób systematyczny – przede wszystkim upewnić się, że mechanizmy bezpieczeństwa dostarczane przez dostawcę są wykorzystywane efektywnie, zarówno od strony funkcji bezpieczeństwa, jak i kosztów, jakie generują dla przedsiębiorstwa.
   
   W większości przypadków przejście do chmury przynosi znaczne korzyści. Dotyczy to zwłaszcza firm, które zamierzają wdrożyć nowe rozwiązania i nie mają jeszcze niezbędnej infrastruktury. Innym przykładem są firmy, których biznes cechuje duża sezonowość, a także takie, których model operacyjny zakłada outsourcing procesów niebędących podstawą biznesu. Chmura jest także idealnym rozwiązaniem dla start-up-ów i wszystkich innych firm, które planują w nieodległym terminie znacząco powiększyć swoją działalność.