Prezentujemy Państwu kluczowe informacje dotyczące regulacji prawnych zawartych w tzw. specustawie COVID-19, a odnoszących się do zamówień publicznych.
Załączamy również projekt pisma informującego o wystąpieniu lub możliwości wystąpienia wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umów w sprawie zamówienia publicznego.
Wskazujemy, iż wykonawcy powinni w najbliższym czasie:
a) przeanalizować, czy okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć na należyte wykonanie umów w sprawie zamówienia publicznego, a jeśli taki wpływ może wystąpić lub wystąpi
b) złożyć pisma informujące o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, oraz
c) rozważyć złożenie wniosków o zmianę treści umowy w sprawie zamówienia publicznego (np. w zakresie: zmiany terminu wykonania umowy lub jej części, czasowego zawieszenia wykonania umowy lub jej części).
Złożenie wspominanych wyżej pism obliguje zamawiającego do przekazania w terminie 14 dni swojego stanowiska wraz z uzasadnieniem. W stanowisku tym zamawiający powinien przedstawić:
a) wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy oraz
b) wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na zasadność ustalenia i dochodzenia kar umownych lub odszkodowań, lub ich wysokość.
W konsekwencji, wykonawcy powinni:
- przeanalizować obowiązujące u nich procedury dotyczące realizacji umów w sprawie zamówienia publicznego (np.: w zakresie wzorów pism),
- sprawdzić, w przypadku realizacji których umów w sprawie zamówienia publicznego może wystąpić lub wystąpi wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, jak również zidentyfikować dokumentację, która mogłaby poprzeć takie stanowisko,
- w przypadku umów, gdzie wpływ taki wystąpi lub może wystąpić – złożyć do zamawiającego w/w pismo informacyjne (być może oznaczać to będzie konieczność złożenia licznych pism w krótkim okresie czasu), wraz ze stosowna
- w przypadku umów, gdzie jest to uzasadnione – złożyć do zamawiającego wniosek o zmianę treści umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Broszura dla Wykonawców_zamówienia publiczne a koronawirsus
Projekt pisma wykonawcy_zamawiajcy_COVID
Pandemia koronawirusa ma realny wpływ na zamówienia publiczne. Już teraz oddziałuje na umowy realizowane w reżimie zamówień publicznych. Obecna sytuacja nie pozostaje również bez znaczenia dla toczących się aktualnie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Prezentujemy Państwu kluczowe informacje w tym zakresie, uwzględniające regulacje prawne zawarte w tzw. specustawie koronawirusowej oraz tzw. tarczy antykryzysowej.
1. Toczące się postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
- Transmisja online z otwarcia ofert.
Koronawirus nie uzasadnia „utajnienia” otwarcia ofert, tj. uniemożliwienia wykonawcom wzięcia udziału w tej czynności. UZP stanął na stanowisku,że w zaistniałej sytuacji transmisja on-line z otwarcia ofert w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 PZP, a zatem zasadę jawności otwarcia ofert.
- Udzielenie zamówień z wyłączeniem PZP.
Do zamówień na usługi lub dostawy niezbędne do przeciwdziałaniaCOVID-19 nie stosuje się PZP, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.
- Wyznaczone przez zamawiającego terminy na złożenie ofert powinny być odpowiednie.
- Terminy na wykonanie wezwania zamawiającego powinny być odpowiednie.
- Bieg terminów na wniesienie odwołania do Prezesa KIO nie został zawieszony.
2. Umowy realizowane w trybie zamówień publicznych.
- Wzajemne informowanie się o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.
Strony są zobligowane do niezwłocznego wzajemnego informowania sięo wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub też może wystąpić à w tym zakresie zwracamy uwagę na konieczność przygotowania odpowiedniego pisma do zamawiającego, w którym należy:
poinformować zamawiającego o tym, jak koronawirus wpływa lub
też może wpłynąć na należyte wykonanie umowy;
potwierdzić ten wpływ poprzez przedłożenie stosownych dokumentów lub oświadczeń, które mogą dotyczyć w szczególności np.:
nieobecności pracowników lub osób świadczących pracęza wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniemCOVID-19, dotyczących nałożenia obowiązku realizacji określonego zadania;
wstrzymania dostaw produktów, komponentów produktulub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub trudnościw realizacji usług transportowych;
wskazanych powyżej okoliczności w zakresie, w jakim dotyczą one podwykonawcy lub dalszego podwykonawcy;
ewentualnie zawnioskować o zmianę umowy w sprawie zamówienia publicznego, np. w zakresie:
zmiany terminu wykonania umowy lub jej części;
czasowego zawieszenia wykonania umowy lub jej części;
zmiany sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych;
zmiany zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia Wykonawcy.
Zamawiający może zażądać przedstawienia dodatkowych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.
- Obowiązek udzielenia odpowiedzi na zawiadomienie o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy.
W odpowiedzi na zawiadomienie otrzymane od wykonawcy, w terminie 14 dni od otrzymania pisma wykonawcy, zamawiający ma obowiązek przekazać swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem.
W stanowisku tym zamawiający powinien przedstawić:
wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy oraz
wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19na zasadność ustalenia i dochodzenia kar umownych lub odszkodowań, lub ich wysokość.
Obowiązek przekazania stanowiska dotyczy również wykonawcy, jeżelito zamawiający zawiadomi wykonawcę o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie tej umowy.
- Możliwość zmiany umowy poprzez zawarcie stosownego aneksu do umowy.
Zamawiający, po stwierdzeniu, że okoliczności związane z wystąpieniemCOVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, może w uzgodnieniu z wykonawcą dokonać zmiany umowy, ale wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy.
Jeżeli zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego obejmuje część zamówienia powierzoną do wykonania podwykonawcy, wykonawca i podwykonawca uzgadniają odpowiednią zmianę łączącej ich umowy, w sposób zapewniający, że warunki wykonania tej umowy przez podwykonawcę nie będą mniej korzystne niż warunki wykonania zmienionej umowy w sprawie zamówienia publicznego (obowiązek ten dotyczy również umowy zawieranej przez podwykonawcę z dalszym podwykonawcą).
Wykonawca ma obowiązek uzgodnienia z podwykonawcą odpowiedniej zmiany umowy związanej z wykonaniem zamówienia publicznego, jeżeli okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy łączącej wykonawcę z podwykonawcą (obowiązek ten dotyczy również umowy zawieranej przez podwykonawcę z dalszym podwykonawcą).
Okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 nie mogą stanowić samodzielnej podstawy do wykonania umownego prawa odstąpienia od umowy.
- Możliwość zmiany umowy przez Sąd.
Wykonawca jest również uprawniony do wystąpienia o sądową zmianę umowy w oparciu o:
zawartą w art. 357¹ Kodeksu Cywilnego klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków (tzw. klauzula rebus sic stantibus);
w przypadku umów o dzieło lub o roboty budowlane – również w oparciu o art. 632 § 2 Kodeksu Cywilnego.
Autorzy są prawnikami z Kancelarii KKLW, z praktyki zamówień publicznych, którą kieruje mec. Wierzbicki (kontakt pod: tel. (22) 378 26 14, e-mail: pwierzbicki@kklw.pl).
