Zaawansowane technologie audiowizualne

czyli system AV w kancelarii prawnej CMS – jak w żadnej innej na świecie

Nowoczesne biura są coraz bardziej zaawansowane technologicznie i dostosowane do potrzeb współczesnego rynku pracy. Dzisiaj, kiedy praca zdalna i hybrydowa jest powszechna, a międzynarodowe kancelarie prawne powinny działać efektywnie i skutecznie niezależnie od miejsca pobytu swoich pracowników, biura muszą być wyposażone w najnowsze technologie.

Taki też jest system AV, który zbudowaliśmy i wdrożyliśmy w CMS. Historia jego powstawania jest warta opowiedzenia i stawiania za wzór dla kolejnych ambitnych projektów biurowych.

Przygoda z projektem
Początkowo myśleliśmy, że lokalizacja nowego biura na najwyższych kondygnacjach Varso Tower, branża prawnicza i prestiżowa globalna marka oznaczają bardzo duże wymagania, rozsądny budżet oraz stonowaną elegancję – czyli wysoki standard, ale wciąż standard. Jednak już na pierwszym spotkaniu z Beatą Kępowicz – Dyrektorką Operacyjną CMS i Piotrem Kołuckim – odpowiedzialnym za zakres AV z ramienia działu IT – poczuliśmy, że przed nami absolutnie wyjątkowa przygoda. Dwugodzinne spotkanie z Andrzejem Pośniakiem – Partnerem Zarządzającym CMS tylko utwierdziło nas w przekonaniu, że ten projekt jest przemyślaną inwestycją w kulturę firmy.

ETAP 1 – ZASKOCZCIE NAS, CZYLI NAJLEPSZY BRIEF
Zaproszenie do złożenia oferty na koncepcję funkcjonalno-techniczną systemu AV dla CMS wywołało w nas niemałą ekscytację. Zwłaszcza że briefem był czysty floor plan z podstawowym podziałem na pomieszczenia i zadanie, które można sparafrazować do słów: „Zaproponujcie nam, jak to zrobić najlepiej, przy założeniu, że tworzymy to miejsce dla ludzi, nie na pokaz. Chcemy zbudować przestrzeń, w której nasi pracownicy i klienci będą się dobrze czuć, korzystać z nowinek technicznych, które ułatwią i usprawnią im pracę”.

W dwa tygodnie powstała autorska koncepcja zawierająca:
• założenia funkcjonalne dla stref wspólnych, sal konferencyjnych, pomieszczeń specjalnych;
• detaliczną tabelę wszystkich komponentów niezbędnych do uruchomienia;
• ustandaryzowaną podróż użytkownika (user journey) dla wszystkich typów sal;
• koncepcyjne rysunki lokalizacji sprzętu dla ponad 40 pomieszczeń.

ETAP 2 – UREALNIENIE
Jako że w pierwszym etapie pozwoliliśmy sobie na tworzenie bez jakichkolwiek ograniczeń, szybko okazało się, że zaprezentowane pomysły robią wrażenie, ale musimy dopasować je do metodyki pracy międzynarodowej kancelarii. I choć dziś warszawskie biuro jest stawiane za wzór dla innych rynków, to nadal jest zgodne z wymogami korporacyjnymi dotyczącymi bezpieczeństwa danych, izolacji akustycznej, szyfrowanych torów transmisji czy dostępu do każdego typu platformy VC, z jakiej może korzystać klient lub sąd w dowolnym miejscu na świecie.

Dopiero w tym etapie powstał budżet. W toku wspólnych warsztatów na styku klient–architekci–integrator podzieliliśmy przestrzeń biurową na obszar pracy wewnętrznej, dostępnej wyłącznie dla pracowników, oraz centrum konferencyjne, w którym odbywają się spotkania z klientami, eventy branżowe, wydarzenia kulturalne.

ETAP 3 – PROJEKT AV
To najważniejszy etap każdej inwestycji. To nie tylko rysunki i schematy połączeń, ale przede wszystkim taki dobór elementów, by jako całość stworzyły one w pełni funkcjonalny, stabilny i bezpieczny system. Każdy taki projekt, mimo że dotyczy samej branży AV, jest de facto wielobranżowy – bo łączy w sobie aspekty dotyczące mocowania, umeblowania, wykończenia ścian, podłóg, sufitów, estetyki wykończenia, a w przypadku projektu CMS – również pełną integrację z systemem zarządzania budynkiem i oświetleniem.

Tu również nie brakowało wyzwań:
• projektowaliśmy w rozproszonym środowisku, w tygodniowych sprintach online;
• planowaliśmy duże przestrzenie, nawet dla 350 osób;
• zależało nam na zachowaniu panoramicznego widoku Warszawy przy jednoczesnej możliwości realizacji spotkań wideokonferencyjnych.

ETAP 4 – KOORDYNACJA
Koordynacja dużego i zaawansowanego projektu to krytyczny element wpływający na czas i jakość końcowego uruchomienia. Kilometry kabli położonych nad sufitami, w ścianach i podłogach podniesionych. Przyłącza zasilające i wydzielona sieć strukturalna dla systemu AV. Odpowiednio wzmocnione i wytłumione ściany, przepusty kablowe, otwory rewizyjne. To tylko fragment listy punktów, które należy wziąć pod uwagę, zanim w pomieszczeniu pojawi się sprzęt AV. Wyzwanie w CMS? Ukryć technologię. Paradoksalnie to, co w projekcie CMS jest najbardziej zaawansowane, jest całkowicie niewidoczne. Wszystkie przestrzenie są precyzyjnie nagłośnione, a głośników niemal nie widać. Trudno dostrzec również matryce mikrofonowe, zamontowane pomiędzy listwami sufitu modułowego.

ETAP 5 – WDROŻENIE
To zawsze wyścig z czasem, bo uruchomienie i strojenie systemu AV może się odbyć dopiero w momencie, w którym pomieszczenia są wyposażone we wszystkie meble, sieć działa bez zarzutu, a wszystkie prace brudne są zakończone. Również ten etap projektu CMS był wyjątkowy, kiedy ramię w ramię z klientem w noc poprzedzającą wielkie otwarcie wykonywaliśmy ostatnie strojenia audio.

EFEKT KOŃCOWY
Na system AV w CMS składa się 45 pomieszczeń wyposażonych w nowoczesne rozwiązania. Są to m.in.: przestrzenie konferencyjne, sale spotkań VIP, studio video, kompleksowy system digital signage, a także w pełni nagłośniony taras widokowy na 43. piętrze. Łącznie to ponad 900 elementów od 50 dostawców wraz z pełną integracją, oprogramowaniem i wsparciem.

Wszystkie komponenty mają istotny wpływ na zwiększenie efektywności i skrócenie czasu potrzebnego na prowadzenie spraw. Nie zapomnieliśmy też o bezpieczeństwie danych. Zlikwidowaliśmy wrażliwe połączenia analogowe dla systemów nagłośnienia, co pozwoliło na zapewnienie maksymalnego komfortu oraz bezpieczeństwa prowadzonych spotkań zdalnych oraz lokalnych. W pełni cyfrowy system nagłośnienia umożliwił też wdrożenie rozwiązania Voice Lift, pozwalającego na komfortową rozmowę wszystkich uczestników 60-osobowego spotkania bez użycia widocznych mikrofonów.

Dlaczego to był wzorcowy projekt i jakie czerpać z niego lekcje?
Przede wszystkim klient był świadomy potrzeb i otwarty na rekomendacje ekspertów. SLX, jako partnera projektu w zakresie AV, zaproszono do prac koncepcyjnych na bardzo wczesnym etapie, co pozwoliło połączyć technologię z architekturą. Wszystkim wykonawcom zaangażowanym w ten projekt przyświecał wspólny cel – chęć zrobienia czegoś wyjątkowego, najlepszego projektu w swoim zakresie. I w końcu precyzyjna komunikacja i koordynacja oraz pedantyczna dbałość o szczegóły pozwoliły osiągnąć efekt, którego trzeba doświadczyć, bo żadne zdjęcia czy opisy nie oddadzą wrażeń z pobytu w przestrzeniach CMS w Varso Tower.